Товар обрано, постачальник надіслав пропозицію, а магазин уже готує картки та рекламу. Перш ніж обіцяти покупцям дату появи новинки, варто розібратися з доставкою комерційної партії. Для переговорів із перевізником недостатньо ціни товару та назви країни: потрібно визначити, що саме відправляється, звідки, куди та які послуги знадобляться.
Логістика доставки з Китаю в Україну. Ілюстрація: згенеровано за допомогою ШІ
Пов’яжіть закупівлю з планом продажів
Визначте дві дати: коли постачальник готовий передати упакований товар і коли партія потрібна вашому магазину. Між ними потрібно організувати перевезення та отримання. Бажана дата надходження на склад — умова запиту, яку ще потрібно обговорити з виконавцями.
Попросіть постачальника підтвердити, чи стосується зазначена готовність усієї партії. Якщо частина асортименту з’явиться пізніше, заздалегідь вирішіть, чи хочете ви обговорювати окрему відправку, чи чекати повний комплект. Не плануйте запуск реклами на основі попередньої відповіді, яка ще не узгоджена з перевізником.
Підготуйте одну картку партії
Зберіть дані в одному повідомленні або файлі:
- назва та призначення товару, фото або посилання на нього;
- кількість одиниць та вартість партії;
- кількість коробок або палет, їхні розміри та вага з упаковкою;
- місце передачі в Китаї та кінцеве місто в Україні;
- дату готовності, бажану дату отримання та контактні дані постачальника.
Вкажіть, які параметри є остаточними, а які постачальник ще уточнює. Якщо замовляєте різні товари, не замінюйте їх опис загальною фразою «товари для магазину». Окремо повідомте про особливості продукції, які перевізник повинен перевірити перед узгодженням відправлення.
Такий запит можна обговорити з AZIA MOST: компанія організовує доставку комерційних вантажів з Китаю в Україну. Спосіб перевезення та склад послуги уточнюються залежно від товару, параметрів партії та маршруту. Приватні посилки до цього формату роботи не входять.
Порівнюйте однакові завдання
Надішліть перевізникам одну й ту саму картку партії. Якщо в одному розрахунку вказано шлях до вашого міста, а в іншому — лише окрему ділянку, підсумкові суми не можна порівнювати безпосередньо. Спочатку приведіть відповіді до однакових початкової та кінцевої точок.
Попросіть перелічити включені послуги, окремі витрати, валюту та порядок оплати. Якщо пропонуються авіа- та морські перевезення, уточніть варіанти саме для описаного вантажу та потрібної дати. Назва способу перевезення сама по собі не відповідає на питання, який варіант підходить для вашої закупівлі.
Розмежуйте завдання постачальника та перевізника
Запишіть, хто готує товар до передачі, повідомляє остаточні розміри та узгоджує документи. Якщо потрібні викуп, перевірка товару, об’єднання партій або допомога з оформленням, вкажіть кожне завдання окремо. Не вважайте її включеною лише тому, що вона була в попередньому замовленні.
Перед відправленням уточніть, хто відповідає на запитання щодо документів і які відомості очікують від вашого бізнесу. Це робоча домовленість щодо конкретної партії, а не універсальний перелік документів для будь-якого імпорту.
Зафіксуйте умови перед відправленням
Збережіть версію розрахунку, параметри вантажу, узгоджені етапи та контакти відповідальних осіб. Якщо постачальник змінив упаковку, кількість місць або дату готовності, передайте оновлену інформацію перевізнику та попросіть підтвердити пропозицію заново.
У магазині також потрібен відповідальний за прийом: він повинен знати узгоджене місце передачі та склад партії. Після цього можна оновити план надходження товару та комунікацію з покупцями. Для наступної закупівлі використовуйте ту саму картку як шаблон, але перевіряйте її значення та умови перевезення.
