Когда агентство растет, главным дефицитом становится время. Менеджеры тратят часы на поиск нужного документа. Руководитель собирает аналитику из разных таблиц. Клиенты ждут ответа дольше, чем должны были бы. Чтобы разорвать этот круг рутины, нужно единое рабочее пространство, которое освободит ресурс для главного — закрытия сделок.
NetHunt CRM
В этом материале рассказываем, как агентство AIR Brands настроило процессы в NetHunt CRM, и делимся действенными советами.
Храните весь контекст по клиенту на единой карточке
Когда проект переходит от одного отдела к другому, информация часто теряется. У менеджеров свои заметки, у команды сопровождения — свои. Если эти данные хранятся в разных чатах, передача клиента превращается в долгое выяснение деталей. Это тормозит работу и создает риск ошибок еще на старте проекта.
Чтобы избежать таких пробелов и ускорить передачу дел, создайте единую базу данных. Например, AIR Brands собрали всю информацию в едином пространстве NetHunt CRM. Вместо того чтобы переспрашивать коллег, сотрудники просто открывают карточку клиента.
Там уже зафиксированы:
- вся история коммуникаций и актуальные контакты;
- нужные документы, брифы и договоры;
- время, которое потребовалось для закрытия сделки;
- причины отказа.
NetHunt CRM
Стройте воронку продаж под собственные потребности, а не шаблоны
Не все сделки движутся по воронке одинаково. Один клиент приходит с четким запросом и быстро согласует сотрудничество. Другому нужно больше времени: сравнить варианты, обсудить бюджет, согласовать решение с руководством. Когда процессы становятся сложнее, трудно отследить, на каком этапе заявка и что делать дальше.
Чтобы бизнес не тормозил, CRM-система должна быть гибким инструментом, который адаптируется под ваш цикл продаж. Команда AIR Brands опиралась именно на этот принцип и построила воронку под реалии своего агентства.
Чтобы информация по каждой сделке была исчерпывающей, AIR Brands добавили в систему 4 обязательных поля:
- Источник клиента: чтобы четко видеть, какие каналы привлечения (поиск, рекомендации, соцсети) работают лучше всего.
- Вероятность сделки — помогает менеджеру быстро оценить перспективу продажи. Чем выше показатель, тем больше шансов на оплату; чем ниже — тем больше внимания требует сделка.
- Тип продукта: помогает разделять запросы по направлениям, например, YouTube-продвижение или видеопродакшн.
- Ожидаемый доход: показывает сумму, которую компания планирует заработать с конкретного проекта.
Делегируйте напоминания системе, чтобы не терять договоренности
Успех в переговорах часто зависит от пунктуальности. Когда заказчик вовремя получает обещанную презентацию или письмо-уточнение после встречи, он видит ваш профессионализм. Однако держать все эти микрозадачи в голове — прямой путь к ошибкам и потере лояльности.
Вместо того чтобы полагаться на память, переведите напоминания в автоматический режим. Например, в AIR Brands эту функцию закрывает NetHunt CRM. Платформа сама подсказывает менеджерам, что и когда нужно сделать.
Что это дает на практике:
- Специалисты начинают рабочий день с готовым списком приоритетов и работают без хаоса. Это полезно, когда агентства работают с крупными брендами и немалым количеством задач.
- Ни один фоллоу-ап не запаздывает, что формирует доверие со стороны заказчика.
- Все обещания зафиксированы в единой среде — забыть о звонке или письме невозможно.
Переходите на дашборды в реальном времени вместо ручных отчетов
Традиционные таблицы с итогами имеют один недостаток — информация в них устаревает еще до того, как руководитель закончит сводить цифры. Кроме того, ручная работа крадет драгоценное время, которое лучше инвестировать в масштабирование бизнеса или обучение команды.
Команда AIR Brands решила этот вопрос с помощью дашбордов в NetHunt CRM, которые обновляются ежесекундно. Теперь на одном экране топ-команда четко видит по каждому менеджеру:
- насколько близко он к выполнению финансовых целей;
- какие именно продукты агентства сейчас генерируют наибольшую прибыль;
- где именно образуются узкие места и на каких этапах тормозятся сделки;
- какова длительность цикла от первого касания до перевода средств.
NetHunt CRM
Благодаря дашбордам изменился сам подход к еженедельным совещаниям и встречам тет-а-тет с менеджерами. Например, если крупный проект внезапно отпадает, руководитель поднимает всю историю сделки: письма, переписку, подключенные рабочие чаты. Это позволяет на основе реальной истории разобраться, что произошло.
Правильное рабочее пространство способно полностью изменить динамику команды. После внедрения NetHunt CRM руководство AIR Brands получило контроль над продажами. Менеджеры — удобный инструмент для самодисциплины.
Эта система полностью изменила и ход нашей работы, и контроль над ней,
— отмечают в агентстве.
Чтобы ваш переход на CRM был таким же эффективным, команда AIR Brands советует придерживаться трех принципов:
- Избегайте избыточности: используйте только те инструменты, которые действительно нужны прямо сейчас.
- Упрощайте воронку: длинные цепочки этапов усложняют движение сделки, поэтому делайте статусы максимально конкретными.
- Начинайте с аналитики: настройте персональные дашборды сразу, чтобы видеть результаты своих действий.
Как подчеркивает Ирина Моруга, CCO в AIR Brands:
Выстроенные процессы — это фундамент. Потому что клиенты доверяют нам не рекламные бюджеты, а кое-что более важное — свою репутацию и развитие. И это тот случай, когда нужно быть на высоте каждый день, а не только в презентациях.
Организуйте продажи и работу команды в едином пространстве.
Попробуйте NetHunt CRM — первые 14 дней бесплатны.
