Разом з юристом, координатором підкомітету з питань ЕДО та електронних довірчих послуг ІКТ комітету СУП Христиною Венгріняк, ми спробували розібратися, які послуги для бізнесу вже доступні онлайн.
Електронний підпис
Бізнес починається з ідеї, а онлайн-реєстрація бізнесу – з отримання електронного підпису. Для того, щоб зареєструвати підприємство або суб’єкта підприємницької діяльності – фізична особа підприємця, не виходячи з дому, необхідний кваліфікований електронний підпис (КЕП). Довірчий список кваліфікованих постачальників електронних довірчих послуг (раніше їх називали АЦСК), у яких можна його отримати, знаходиться на сайті Центрального засвідчувального органу.
Ще один формат кваліфікованого цифрового підпису – Mobile ID, яку можна отримати у одного з операторів мобільного зв’язку: Київстар, Vodafone або Lifecell. В цьому випадку, додаткові пристрої для зберігання КЕП не потрібні – цифровий підпис буде завжди при вас на SIM-карті смартфона. Фактично, Mobile ID – це технологія, яка дозволяє записати КЕП на спеціальну SIM-карту.
Подати заявку на отримання КЕП / Mobile ID можна онлайн, але щоб отримати її вперше, треба пройти процедуру ідентифікації особистості. Так що без візиту в офіс компанії-постачальника послуг не обійтися. У разі, якщо ви вже пройшли процедуру ідентифікації при відкритті банківського рахунку, КЕП можна сформувати і завантажити дистанційно, використовуючи Bank ID. Дійсним цифровий підпис буде один, максимум два роки.
«Якщо ви відкрили ФОП онлайн, то підписувати документи новоствореного суб’єкта підприємницької діяльності можна за допомогою електронного підпису, який ви отримали перед реєстрацією ФОП. Якщо ж ви, як фізособа, зареєстрували Товариство з обмеженою відповідальністю (ТОВ) і є його керівником, то необхідно буде отримати новий електронний підпис на виконання повноважень керівника ТОВ і цим підписом підписувати документи, які стосуються виконання ваших посадових обов’язків в цьому ТОВ. У сертифікаті такий КЕП будуть вказані реквізити підприємства і посаду підписанта. Тому в даному випадку, без особистого візиту до суб’єкта надання електронних довірчих послуг не обійтися, так як до цього ви не були ніде ідентифіковані як представник цієї юрособи».
Реєстрація підприємства
Якщо ви хочете зареєструвати ФОП, то це легко можна зробити онлайн на сайтах «Урядового порталу» або «Дiя». Реєстрація займає близько 20 хвилин і абсолютно безкоштовна. Розгляд документів відбувається протягом 24 годин в робочі дні.
Теоретично, ТОВ також можна зареєструвати онлайн на зазначених вище сайтах, але ця послуга поки що перебуває на етапі бета-тестування. Зареєструвати ТОВ можна на сайті «Дiя» або Он-лайн будинок юстиції. На останньому порталі більш детально описано, що означає режим бета-тестування сервісу. Там є свої нюанси. Один з них – ймовірність побачити на екрані магічні цифри «404» досить висока.
«Крім того, ТОВ можна зареєструвати тільки на підставі модельного статуту, – каже Христина. – Він затверджений Кабінетом міністрів України і його не можна міняти. При реєстрації ТОВ онлайн, можна хіба що вибрати опції, які дозволяють коригувати статут, виходячи із завдань і роду діяльності компанії. Якщо ж типовий статут вам не підходить, доведеться особисто йти до реєстратора і подавати заявку».
Варто також пам’ятати про те, що багато онлайн-послуги – в повному обсязі автоматизовані. Занесення даних з них в реєстри відбувається іноді в ручному режимі. Так що існує ймовірність впливу людського фактора і, як наслідок, виникнення помилки. Прецеденти були.
Взаємини з податкової
Як би дивно це не було, але з податкової – все просто. При он-лайн реєстрації ФОП є опція, що дані автоматично будуть спрямовані в податкову, статистику та можна відразу подати заяву на спрощену систему оподаткування. Інакше доведеться відвідати податкову особисто.
Для суб’єктів господарювання, взаємини з податкової (крім перевірок) давно переведені в онлайн. Крім того, нещодавно для ФОП скасували «Книгу обліку доходів і витрат», що також є відходом від паперової тяганини. Але поки всі працюють по-старому, оскільки відкритим залишається питання, як в такому випадку враховувати доходи і витрати.
Документообіг з контрагентами
Незалежно від того, ФОП у вас або ТОВ, організувати обмін електронними документами з контрагентами можна швидко, легко і нікуди ходити для цього не треба. Головне, щоб у підписанта була КЕП. Електронні документи, що містять всі необхідні реквізити мають таку ж юридичну силу, що і їх паперові аналоги. При цьому вартість ведення паперового документообігу в рази дорожче, ніж електронний документообіг. Відправка одного документа поштою коштує мінімум 10 гривень, а кур’єром ще більше. І це не рахуючи витрат на папір і друк. Вартість створення і відправки одного електронного документа коливається в районі однієї гривні.
Вітчизняних систем електронного документообігу на ринку досить, по функціоналу вони схожі. Це – веб рішення, які не вимагають установки додаткового софта. При виборі провайдера слід звернути увагу на рівень захисту даних, зручність інтерфейсу, якість техпідтримки і додаткові функції, які відрізняють конкретне рішення. Наприклад, у системи зовнішнього електронного документообігу Deals від Intecracy Deals є додаток для смартфона і можливість користуватися не тільки онлайн, але і онсайт рішенням. Останнє може зацікавити середній і великий бізнес, так як в цьому варіанті можлива кастомизация, розгортання системи на сервері замовника та брендування.
Христина Венгріняк: «Дуже багато хто звик до паперу і не хотіли перебудовуватися, але весь цей карантин і віддалена робота змусили людей переглянути своє ставлення до ЕДО. Для компаній дуже дорого утримувати офіси, платити оренду. Багато співробітників можуть працювати з дому і компанії при цьому економлять гроші. Як показує практика і статистика, це – більш ефективно. Ясна річ, бізнес зараз буде переглядати підхід до організації своєї роботи. Тому системи електронного документа та управління бізнес-процесами будуть удосконалюватися набувати все більшої популярності. Нинішня ситуація показує, що вони життєво важливі для бізнесу».
Ліцензії та дозволи
Для заняття різними видами діяльності необхідно отримувати різноманітні дозволи та ліцензії. Багато документів можна замовити онлайн і деякі з них отримати навіть підписаними КЕП. Але необхідно враховувати те, в яку інстанцію вони будуть подаватися і приймають їх там в електронному вигляді. Довідку про відсутність судимості, наприклад, можна отримати онлайн, але не скрізь її можна пред’явити в електронному вигляді.
Христина Венгріняк: «На Єдиному державному порталі адміністративних послуг можна отримувати ліцензії на перевезення та торгівлю різними групами товарів, дозволу на імпорт та експорт товарів і так далі. Портал Онлайн будинок юстиції буде корисний, якщо необхідно в електронному форматі отримати інформацію з реєстрів, різноманітні документи, адмінпослуги, ліцензії. Крім того, там можна подавати звіти. Нещодавно запустили Електронний кабінет замовника будівництва. Перед початком будівельних робіт необхідно відсилати повідомлення, заповнювати декларації, отримувати дозволи. Дуже багато з цих документів вже можна оформляти і отримувати онлайн, що зручно для бізнесу, оскільки раніше в цій сфері були великі проблеми з бюрократією. Зараз багато хто з подібних документи можна оформляти автоматично (якщо не ведуться тих роботи)».
Міністерства інфраструктури на початку 2020 роки з’явився Транспортний портал електронних послуг, на якому можна оформляти онлайн ліцензії та дозволи для перевізників. Митні декларації, ЕТН (Електронна товарно-транспортна накладна) теж оформляються онлайн. Цей проект поки працює в тестовому режимі і один з чотирьох примірників накладної поки все одно треба роздруковувати на папері. Коли перевізник везе вантаж, у нього є перелік паперових документів, які йому необхідно мати на руках.
Крім того, навесні 2020 року на порталі з’явився сервіс DocsET – галузева система електронного документообігу з контрагентами. Вона була розроблена на базі згаданої вище системи Deals.
Висновок
Разом, по ФОП все просто. Зареєструвати та вести бізнес можна майже не виходячи з дому. Якщо мова йде про більш велике підприємство, то все трохи складніше. Багато послуг переведені онлайн, але треба враховувати той факт, що деякі з цих сервісів працюють в тестовому режимі. Тобто документи оформлюються в основному на папері, але передбачена можливість оформлення і в електронному форматі. Крім того, не у всіх інстанціях приймають електронні документи, навіть якщо вони юридично значимі. Не всі переведено в цифру, не всі діджіталізовані, але якимись процесами вже можна управляти дистанційно.
