Успешная организация мероприятия — это не только яркие выступления, креативное оформление и слаженная команда, но и четко продуманные детали, которые обеспечивают комфорт для всех участников. Важно разработать четкий алгоритм действий, в формировании которого нам помогут широко известные функции управления: Планирование, организация, мотивация и контроль.
Professional conference
Да, именно с планирования следует начинать подготовку. Как это делаю я? Просто представляю себе само мероприятие, когда все работает и потом его описываю, а описав, дроблю его на элементы и прописываю задачи. С каждой задачей делаю точно такой же процесс, каждый раз спрашивая, что нужно сделать, чтобы это произошло. Таким образом я прохожу путь от воображаемого будущего к настоящему и начинаю работать. Это называют методом обратного проектирования.
Алексей Куликов
Очень похожим образом в Голливуде пишут сценарии. Сценаристы сначала представляют кульминацию — главную сцену, которая останется в памяти зрителей, — и только потом выстраивают сюжетные линии, которые логично ведут к этой кульминации. Так же в планировании: вы создаете «сюжет» проекта, где каждый этап — это важная сцена, которая должна привести к большому финалу.
И несмотря на простоту этой формулы, путь к реализации сложный и непредсказуемый. И здесь нет неважных деталей.
Работа с подрядчиками — один из ключевых компонентов реализации ивента
Или, как говорят: ивентор это тот, кто умеет выстраивать цепи поставщиков. Если мы не умеем работать с поставщиками, то в большинстве случаев с нами будут происходить куча горящих под нами лисапетов и интересных историй о том, что что-то не случилось и как мы героически всех победили.
Представьте ситуацию: дата уже определена, программа готова, но подрядчик привозит звук, который не соответствует техническим требованиям. Почему так произошло? Возможно, вы не предоставили достаточно четких инструкций или не учли специфику мероприятия. Чтобы избежать подобных проблем, мы в агентстве разработали следующее руководство и надеемся, что оно действительно пригодится и, возможно, однажды всем нам работать станет спокойнее и комфортнее.
Руководство по работе с подрядчиками
1. Составление технического задания
При составлении технического задания особое внимание стоит обратить на описание результата. Техническое задание (бриф) должно обязательно содержать ответы на следующие вопросы:
- Дата мероприятия;
- Формат мероприятия;
- Статус мероприятия (тендер, проданное мероприятие, внутренний тендер…);
- Продолжительность мероприятия;
- Количество гостей мероприятия;
- Возраст гостей мероприятия;
- Гендерное соотношение гостей мероприятия;
- Место проведения;
- Сроки предоставления расчетов;
- При необходимости график работы;
- Описание формы представления материалов (смета, презентация и т.д.);
- Описание результата с использованием «референсов»;
- Советы и комментарии подрядчика;
- Критерии оценки предложения.
2. Определение целей
Перед поиском подрядчиков нужно определить цели запроса и ограничить поиск критериями необходимости. Цели запроса определяются на основе ваших ожиданий и таблицы оценки:
- Мотивированность;
- Опыт;
- Отзывы/портфолио/портфолио;
- Цена;
- Удобство в работе.
3 і 4. Составление списка подрядчиков для переговоров и Переговоры
Связаться как минимум с тремя подрядчиками и передать им техническое задание и свои собственные пожелания.
5. Получение предложения
Получить полный пакет предложения и сохранить его в отдельной папке проекта. Предложение от подрядчика должно ОБЯЗАТЕЛЬНО быть в следующем формате:
- Описание услуги/продукта, которую предоставляет подрядчик в рамках описанной формы;
- Описание параметризированных ограничений, связанных с использованием услуги/продукта (например, для кейтеринга может возникнуть потребность в помещении для кухни, электроэнергии, вентиляции);
- Стоимость услуги/продукта в виде документа (счет, коммерческое предложение);
- Способ оплаты (безналичный расчет с НДС, без НДС, наличный расчет);
- Сроки оплаты (предоплата, отсрочка платежа).
6. Предоставление обратной связи
Подтвердить получение и предоставить комментарии, при необходимости задать уточняющие вопросы.
7. Результат
Сообщить подрядчику о результатах своего выбора (который мы делаем на основе полученного предложения и таблицы оценки из п.2) с необходимой аргументацией.
В нашем агентстве на первом месте находится мотивированность, и я считаю, что это очень важный фактор. Потому что деньги — это круто, но есть еще куча важных вещей в этой жизни. Мотивируя подрядчиков, вы получаете не просто исполнителей, а партнеров, которые помогут превратить ваше мероприятие в идеальное событие. Это ключ к успеху: слаженной работе, ярким результатам и долгосрочному сотрудничеству.
Не менее важным моментом, просто необходимым, является постоянная коммуникация, помогающая быть уверенным в том, что задачи выполнялись в соответствии с планом. Для подготовки событий это особенно важно, поскольку многие процессы зависят друг от друга.
Написал подрядчику, поставил ТЗ — спроси, все ли понятно, через некоторое время снова свяжись и узнай, понимает ли он, как выполнять задачу. Не бойтесь переспрашивать, потому что именно постоянная обратная связь позволяет нам достигать поставленных целей.
Успешное мероприятие — это результат тщательной подготовки, эффективной коммуникации и внимания к деталям. Каждый из этих компонентов играет ключевую роль в достижении целей и обеспечении удовлетворения всех участников.
Конечно, в этом материале раскрыта только часть того, что нужно учитывать при подготовке ивентов. Далее будет!
Следуйте этим рекомендациям и однажды вы создадите то самое мероприятие, о котором будут писать все-все-все. Так что держитесь и работайте!
