Прочитал исследование, которое проводила американская компания FlexJobs. Они замеряли эффективность работы сотрудников на удалёнке, и показатель составил рекордно низкие 40%. Конечно же, все хватаются за голову, чтобы найти решение этой проблемы. Хочу поделиться опытом нашей компании и рассказать о трёх принципах, которые помогают нам добиваться эффективности.
Почему падает производительность
Главная причина падения эффективности проста. В условиях офисной работы руководители привыкли управлять «глазами». Они видят, чем в данный момент заняты сотрудники, напряжены они или расслаблены. Исходя из этого, они либо не трогают вовлечённых в работу сотрудников, либо начинают отдавать распоряжения скучающим. То есть ориентируются на происходящее вокруг.
Но на удалёнке такой подход не работает, ведь начальник не видит, чем заняты его подчинённые. Но самое страшное, что и сотрудники привыкли к постоянному контролю со стороны руководителя: что в нужный момент он даст толчок, установит приоритеты. Но управлять лишь за счёт здравого смысла и природной наблюдательности — неправильный подход, ведь если возможность наблюдать исчезает, то руководить людьми становится невозможно.
Принцип № 1
Составление планов
У сотрудника должен быть конкретный список задач, который нужно выполнить за неделю. Без этого руководителю приходится буквально стоять у сотрудника за спиной и управлять каждым шагом.
С планирования должна начинаться каждая рабочая неделя. Важный момент: сотрудник должен сам составлять план, самостоятельно принимать решения. Далее руководитель проверяет список задач и, если необходимо, вносит корректировки. Людям нравится делать то, что они решили. План, составленный самим сотрудником, будет выполняться с гораздо большим удовольствием.
Без микроменеджмента
Да, всё предусмотреть нельзя: о чём-то сотрудник забудет, что-то прилетит неожиданно. Но, если есть эта основа, она обеспечит задел производительности. Так как будут внеплановые задачи, нужно планировать на 35 часов в неделю. Это и будет реалистичный список задач, которые нужно выполнить. Планы на 40 часов непродуктивны, сотрудник всё равно не сделает все задачи, причём упустит все приоритетные.
План должен быть ориентирован на получение результатов, закрытие проектов. При его наличии руководитель может лишь время от времени проверять ход выполнения, а сотрудник не ждёт очередного толчка, а сам переходит к выполнению следующей задачи.
Принцип № 2
Регулярные координации
Любой руководитель должен регулярно общаться со своими подчинёнными, даже если их всего двое или трое. В начале недели должна быть координация, на которой рассматриваются и одобряются планы. И желательно раз в день собираться на 15 минут и делать апдейт, выясняя ход выполнения задач.
Совещания с включённой камерой
Совещания просто необходимы, и время на них желательно заранее согласовывать. Учитывая, что мы говорим об удалённой работе, встречи проводятся через Zoom. В моей компании есть требование: все участники координаций должны включать камеры. Это мотивирует сотрудников поддерживать профессиональный внешний вид и приводить себя в порядок.
Поверьте, даже в нашей компании, которая хорошо организована, совещания без камеры превращались в настоящий кошмар. Когда спикер не видит глаза коллег, их живую реакцию, то это демотивирует, кажется, что разговариваешь с пустотой. Кроме того, человек думает, что его вообще не слушают. Ведь, если не включена камера, как узнать, действительно ли коллега на рабочем месте?
Поэтому обязательные условия — включать камеры и делать запись всех совещаний. Это очень дисциплинирует сотрудников.
Принцип № 3
Контроль
Люди всегда отвлекаются, и это нормально. Работа дома расслабляет, есть множество отвлекающих факторов: холодильник, телевизор, семья, домашние животные — всё что угодно.
Когда человек долгое время работал в офисе, а потом перешёл на удалёнку, его близкие не успевают сформировать правильное к этому отношение. К тому же многие жители стран СНГ обитают в небольших квартирах, там нет отдельной комнаты, чтобы оборудовать кабинет. Компания должна противостоять отвлекающим факторам, и эффективный способ — контроль того, что сотрудник делает в данный момент.
Почем это важно
Человек работает на вас, вы платите ему за рабочее время и выполнение задач, а потому вправе знать и контролировать, что именно он делает. В моей компании для этого используется программное обеспечение Time Doctor (но вообще аналогичных программ много). Time Doctor трекает время; сам сотрудник фиксирует, над какими задачами работает в течение рабочего дня. Кроме того, программа делает снимки экрана. Для каждого нашего сотрудника использование Time Doctor — обязательное условие работы.
Когда программа стоит на паузе или выключена, она не делает скриншоты. Это позволяет людям проводить чёткую грань между работой и личной жизнью. Кроме того, программа через 3–7 минут бездействия присылает уведомление, например, если человек смотрит видео, но не щёлкает мышкой. Если на уведомление не будет реакции, то программа поставит на паузу рабочее время. И вам как работодателю не придётся платить зарплату за время, когда сотрудник занимается личными делами.
Вывод
Чтобы эффективность сотрудников на удалёнке не падала, руководитель должен применять инструменты управления, ведь ориентироваться только на свои наблюдения, как в офисе, на удалёнке невозможно. Для этого введите еженедельное планирование. Пускай подчинённые сами составляют списки задач, а вы корректируйте их (при необходимости). Также следите за ходом выполнения планов, проводя ежедневные координации.
Если вы не используете программы по отслеживанию времени, то сотрудники будут заниматься чем угодно, только не рабочими задачами. А вы будете задаваться вопросом о том, почему результаты настолько сильно упали. Даже если вы примените только третий принцип, то это уже ощутимо увеличит эффективность работы на удалёнке.
