Пандемія викликала революційні зміни в інфраструктурі ділового світу, і багато компаній все ще намагаються адаптуватися. Стрімкі зміни обставин вимагають настільки ж швидких дій, якщо ми хочемо, щоб компанії вижили в нинішній ситуації.
Ті, хто мав можливість перемістити свої операції в режим онлайн, щоб продовжувати вести бізнес, вважаються щасливчиками, але всі вони були обмежені в часі і наявних ресурсах, щоб залишитися на плаву.
Отже, одним з найбільш затребуваних інструментів в нині віддалених компаніях, безумовно, є програмне забезпечення для моніторингу співробітників.
Незважаючи на те, що на ринку сьогодні їх багато, їх характеристики, опції, можливості інтеграції і цінові діапазони сильно розрізняються, тому важливо провести ретельне дослідження, перш ніж приймати на себе зобов’язання за довгостроковим виконанням одного рішення.
Ось кілька переваг впровадження такого програмного забезпечення в вашу робочу середу:
- Точне табелювання робочого часу співробітників
- Точне вимірювання продуктивності
- Легке управління проектами
- Справедлива оплата праці персоналу і виставляння рахунків клієнтам
Давайте розглянемо, як кожен з них може допомогти вашій компанії підтримувати безперервність бізнесу при віддаленій роботі, а також при роботі в офісі.
Точне табелювання робочого часу
Однією з основних функцій кожного програмного забезпечення для моніторингу продуктивності праці співробітників є відстеження парафій і відходів співробітників.
Наявність точної інформації про те, коли і як довго співробітники працюють за допомогою сучасних інструментів, дозволяє Вашій компанії швидко і ефективно оптимізувати внутрішні процеси, що, в кінцевому рахунку, позитивно відбивається на підсумкових показниках.
Замість того, щоб вести облікові записи з метою контролю над своїми співробітниками, цей тип інструментів і їх розуміння полегшує створення і підтримання збалансованого робочого середовища в довгостроковій перспективі.
Програмне забезпечення для моніторингу робочого часу працівників не тільки привносить на робоче місце шар прозорості, а разом з ним і безконфліктну динаміку команди, але і полегшує управління співробітниками.
Особливо при віддаленій роботі і управлінні персоналом таким чином в перший раз, менш досвідчені керівники команди можуть мати проблеми звикнути до зниження рівня контролю над співробітниками і покласти їх довіру до частини програмного забезпечення. Тому сучасні рішення, які відстежують час роботи і відвідуваність співробітників, повинні бути в їх інструментарії навіть тоді, коли вони повертаються в офіс.
Точне вимірювання продуктивності
Крім простого спостереження за відвідуваністю співробітників, гарне програмне забезпечення для відстеження часу також надасть інформацію про те, скільки часу витрачається на кожен проект або конкретне завдання, яку ваша компанія може використовувати для оцінки продуктивності на всіх рівнях і пошуку найкращого способу її підвищення.
Це актуально на всіх рівнях – індивідуальному, командному та корпоративному, але тільки бачачи взаємозв’язок між усіма сегментами, компанії можуть по-справжньому використовувати інформацію найкращим чином.
Отримавши безпосереднє уявлення про те, що уповільнює діяльність на робочому місці, керівники можуть усунути “вузькі місця” в процесах, вирішити проблеми, пов’язані з нерозумінням, і надати альтернативні ресурси для досягнення кращих результатів.
У зв’язку з цим програмне забезпечення для управління продуктивністю співробітників безпосередньо впливає на більш ефективний розподіл робочого навантаження і забезпечення того, щоб всі члени команди працювали разом і в межах своїх можливостей. Команди також можуть використовувати ці інструменти для поліпшення своїх робочих відносин і досягнення злагодженості, особливо коли хід всього проекту залежить від пунктуальності і чуйності всіх членів.
Оцінка поточної діяльності також впливає на те, як формулюються, призначаються, відстежуються і проводяться майбутні проекти. Члени команди з особливими симпатіями і спеціальностями тепер з більшою ймовірністю отримають ті завдання, які є їх сильною стороною, що також повинно підвищити спостережуваний рівень продуктивності.
За допомогою деяких програм моніторингу співробітників, таких як Monitask, можна визначити, які види діяльності є настільки ж продуктивними, непродуктивними або нейтральними для кожного співробітника окремо, або цілих команд – все це у відповідності з їх посадовими обов’язками і робочими обов’язками. Таким чином, інформація, яку ви отримуєте від інструменту, є болісно актуальною від одного випадку до іншого і дозволяє добре відрегулювати реакцію на поведінку співробітників і більш конструктивний процес огляду ефективності навіть тоді, коли менеджер по персоналу має мало безпосереднього контакту з конкретним співробітником.
Просте управління проектами
Ефективне управління проектами є дуже важливою частиною встановлення стандартизованого рівня продуктивності праці співробітників в організації.
Інструмент управління проектами з відстеженням часу може бути особливо корисний, коли ваша компанія жонглює кількома важливими проектами одночасно.
Наприклад, маркетингові агентства або адвокатські контори мають безліч клієнтів, з якими вони працюють і для яких використовують різні ресурси. Щоб мати можливість стежити за часом, що витрачається на кожен сегмент, і успішно дотримуватися графіка, таким компаніям, як вони, було б розумно впроваджувати сучасні технології, які надають точну та актуальну інформацію, необхідну для завершення проектів у встановлені терміни і з очікуваними результатами.
Складні проекти, як правило, розбиваються на безліч завдань для кращого розуміння прогресу і причинно-наслідкового зв’язку між конкретними завданнями, але це також може ускладнити їх виконання в хронологічному порядку. Саме тут програмне забезпечення для відстеження проектів має важливе значення, так як воно відображає всі складні деталі індивідуально і в великому масштабі і дозволяє малі і великі зрушення в стратегії середнього проекту.
Більш того, такі інструменти дозволяють оптимізувати процеси на всіх рівнях, що особливо важливо в часи, коли стабільність компанії ставиться під сумнів як внутрішніми, так і зовнішніми силами. Якщо компанія прагне або заявляє про свою гнучкість у веденні бізнесу, то наявність коштів для оптимізації операційних процесів є обов’язковим.
Справедлива оплата праці персоналу і виставляння рахунків клієнтам
Стабільна ситуація в компанії в стороні, ефективна і точна доставка оплати праці співробітників і виставляння рахунків клієнтам повинні бути постійними.
Звідси випливає необхідність у високоякісному програмному забезпеченні для відстеження проектного часу і виставлення рахунків, яке забезпечує безперервний потік інформації про відвідуваність співробітниками робочого місця і ефективність, на яку може покластися будь-який віддалений або той, що знаходиться в офісі відділ бухгалтерського обліку.
У цьому сенсі співробітники впевнені в тому, що їм буде виплачуватися справедлива і точна заробітна плата незалежно від того, чи працюють вони за контрактом або в якості позаштатних співробітників. Навіть якщо вони можуть увійти в систему тільки за певну кількість годин, це дає їм можливість краще використовувати свій час в іншому місці.
З іншого боку, компанії, що використовують для КПК програмне забезпечення, належне на відстеження часу, можуть документувати свої зусилля в режимі реального часу, засновувати свої ціни на фактичних даних, а не на оцінках, і надавати докази роботи своїм клієнтам в будь-який час. Більш того, вони можуть бути впевнені, що жоден використаний ресурс не залишиться неврахованим, коли настане момент виставлення рахунку – вкладений час, матеріали, обладнання тощо.
Крім того, обидві сторони, які мають прямий доступ до всіх цих даних, забезпечують кращі канали зв’язку і закладають основу для довгострокових відносин.
Інші міркування
Хоча переваги програмного забезпечення для моніторингу співробітників величезні і постійно ростуть, все ж розумно розглянути і можливі недоліки.
Серед іншого, це може включати в себе законність відстеження діяльності працівників – на стороні роботодавця – і то, як зберегти конфіденційність – на боці працівників. У цьому сенсі, найкраще досліджувати юридичні обмеження та наслідки виходу за рамки – особливо, якщо Ваша компанія розглядає можливість ведення бізнесу в іншій країні або якщо у Вас є розподілені по всьому світу команди.
Кращі інструменти моніторингу співробітників налаштовуються таким чином, щоб вони зберігали правову відповідність компанії-замовника, що завжди варто враховувати при виборі того, яке саме програмне забезпечення вибрати.
Крім того, вони послідовно забезпечують конфіденційність і безпеку даних співробітників, але в кращому випадку компанії завжди включають своїх співробітників в процес оцінки. Таким чином, вони можуть передавати конкретні побоювання з приводу того чи іншого інструменту і полегшувати пошук кращого рішення.
Висновок
Незалежно від типу робочого середовища, в якому в даний час працює ваша компанія, вибір правильного програмного забезпечення для моніторингу співробітників завжди залежить від ваших потреб і від того, як ви очікуєте, що вони будуть вирішені. Обов’язково оцініть їх все в цілому – тільки тоді ви зможете побачити цінність таких інструментів для вашої компанії та її зростання.
