Як правильно організувати мітинг-нараду всередині компанії?

Буває таке, що співробітники терпіти не можуть регулярні зустрічі та відвідують їх з небажанням. Так відбувається, якщо у нарадах  з самого початку неправильна концепція та організація. Якщо ви вперше вирішите влаштувати таку зустріч, можете зіткнутися з тим, що працівники не будуть розуміти, навіщо це потрібно. Це з їх негативним досвідом у минулому чи опором до нового. Але якщо зустрічі добре організувати, вони надихатимуть співробітників, підійматимуть їм настрій і змушуватимуть їх брати активну участь у робочому процесі. У цій статті розповідаю, у чому суть мітинг-нарад та як перетворити їх на ефективний інструмент управління підлеглими.

У чому важливість загальних зборів?

Коли компанія росте та формуються різні відділи, співробітники можуть бути ізольовані від відомостей про те, що відбувається. У підсумку команда поділяється на категорії, де перша володіє всіма даними про проблеми та успіхи, а друга спілкується лише зі своїм прямим керівником та залишається за межами основних справ. Зрозуміло, що бойовий дух співробітників падає, оскільки вони не знають про стан справ і не почуваються частиною команди.

Розглянемо такий аспект як цілі групи. Навіть ключова мета, проходячи через інтерпретацію керівників різного рівня, найчастіше стає незрозумілою та непривабливою. Якщо всі учасники команди не об’єднані спільною метою, часто руйнують загальну концепцію. Працівники за таких умов часто не розуміють, чому вони займаються своєю роботою. Іноді через нерозуміння співробітниками своїх обов’язків усередині компанії відбуваються конфлікти та непорозуміння.

Щоб кожен був у курсі основних напрямів діяльності та поточних завдань компанії, необхідно організовувати спільні зустрічі працівників. Це зустріч, на якій є весь штат — від директора до рядового співробітника. Якщо компанія велика і немає способу зібрати всіх працівників разом, такі зустрічі слід проводити у відділах.

Часті помилки при організації та проведенні мітинг-нарад

1. Не пояснити мету, час та правила проведення наради працівникам. У такому разі, співробітники, навіть несвідомо слідують своїм звичайним звичкам та досвіду і можуть перетворити зустріч на щось, чим вона бути не повинна.
2. Визначити невідповідний час для наради, наприклад, у розпал робочого дня.
3. Міняти час наради. Це дуже засмучує найбільш організованих співробітників, які звикли заздалегідь планувати свою роботу. Якщо голова організації відсутня, засідання веде заступник з адміністративних питань, якщо його немає — заступник з технічних питань тощо. Нарада має бути проведена навіть якщо в компанії залишилося лише три особи.
4. Змішувати тижневу нараду з іншими видами спілкування зі співробітниками, наприклад, з навчальними семінарами. Ці активності мають бути поділені.
5. Проводити нараду, коли працівники перебувають на своїх робочих місцях. Це дуже проста істина, яку часто забувають керівники. Річ у тім, що для ефективного проведення зборів потрібно максимально обмежити фактори, що відвертають увагу. Вам буде складно змагатися за увагу співробітників із соцмережами. Якщо вам необхідно провести нараду на робочому місці, переконайтеся, що всі комп’ютери вимкнені, а секретар приймає всі дзвінки та записує, хто дзвонив, щоб повідомити про це співробітників після наради. Але краще робити це у спеціальному місці, де шанс відволіктися для співробітників буде мінімальним.
6. Модератор наради дає слово будь-якому учаснику, не дотримуючись регламенту. Це спотворює пріоритети, збільшує тривалість наради, перетворюючи її на дискусійний клуб чи мітинг. Замість того, щоб піти натхненими, учасники розходяться втомленими.
7. Керівники, які виступають на нараді, використовують слова, які незрозумілі більшості співробітників, через що інтерес до розмови втрачається. Співробітники починають нудьгувати, і вам доведеться докласти додаткових зусиль, щоб зібрати їх наступного разу.

Особистий досвід

Коли я вперше розпочав організацію таких мітинг-нарад, я допустив усі можливі промахи. Я переносив зустрічі, а потім намагався згрупувати співробітників. Під час зустрічей дозволяв розгорятися дебатам, і зустрічі ставали сесіями «питання-відповідь», що призводило до зниження морального духу учасників команди, а зустріч затягувалася не на пів години, а на цілу годину.

Мої підлеглі на перших зустрічах засипали персонал незрозумілою термінологією. Дехто навіть примудрявся створити атмосферу розпачу, говорячи про проблеми у ключі того, що вирішити їх складно чи неможливо. Керівники, метрики яких погіршувалися, а плани залишалися невиконаними замість звіту про досягнення цілей наводили низку виправдань, пояснюючи, чому все так погано.

Наразі у нас чітко визначено регламент проведення мітинг-нарад. Все функціонує таким чином, щоб кожен співробітник був причетний до загального процесу та розумів поточні цілі компанії.

Регламент проведення нарад у Business Booster

Збори відбуваються щотижня у четвер і тривають до 90 хвилин. У день проведення о 9:45 за часовим поясом Мадагаскару в загальний чат компанії надходить повідомлення із запрошенням та посиланням на кімнату в Zoom. Кожен учасник зустрічі повинен приєднатися до неї не менш як за 5 хвилин до офіційного початку. Правила для всіх загальні: камера має бути увімкнена, мікрофон відключений до моменту виступу.

З чого складається мітинг-нарада

1.  Неформальна частина

Кожна нарада починається зі спілкування співробітників між собою. У цій частині модератор знайомить усіх із новими учасниками команди, оголошує про початок звітного тижня, демонструє календар та передає слово виконавчому директору. А також контролює увімкнені камери учасників.

2. Вітальне слово від виконавчого директора

Після закінчення неформальної частини наради виконавчий директор вітає учасників та розповідає найважливіші новини щодо діяльності компанії.

3. Презентація від консультантів з управління або учасників акселератора Business Booster

Консультанти готують презентацію та розповідають співробітникам про досягнення, результати та успіхи резидентів акселератора. Якщо ж виступає резидент, він ділиться результатами застосування інструментів та відповідає питанням інших учасників наради.

4. Звіти та плани керівників департаментів

У цій частині мітинг-наради кожен із керівників по черзі демонструє та коментує статистики за попередній тиждень, зазначаючи такі фактори:

• чи виконано кількісний план;
• які дії щодо виконання кількісного плану були особливо успішними;
• які проблеми виникли.

Крім звітів, необхідно розповісти співробітникам про те, що планується:

• як департамент планує досягти виконання кількісного плану;
• які дії будуть вжиті для усунення проблем, що виникли;
• які кроки будуть зроблені для досягнення ключових проєктів розвитку.

Тривалість виступу кожного керівника — приблизно 5 хвилин.

5. Підбиття підсумків та завершення зустрічі

Наприкінці зборів виконавчий директор оголошує про основні пріоритети у діяльності та головні завдання, нагадує про цілі та задум команди, а також передає слово для подяки бажаючим співробітникам.

Висновок

Без гарної координації, креативність найталановитіших керівників буде нескоординованою, що може призвести до втрат і навіть розколоти компанію на групи, що ворогують.

А грамотно організована робота рад управління, координаційних рад та проведення нарад з персоналом дозволяють сформувати сильну команду, кожен член якої добре обізнаний про свою роль у компанії. Це створює високий рівень взаєморозуміння та співробітництва. Коли керівник вміло використовує ці інструменти, компанія швидко зростає та досягає своїх цілей.