Організація заходів – це не лише про концепцію та сценарій, а й про вибір правильної локації. Але давайте будемо чесними: далеко не всі майданчики горять бажанням шукати клієнтів або будувати довгострокові відносини. Бувають місця, де все, що вам можуть запропонувати – це орендувати зал і не ставити зайвих запитань. І якщо ви потрапите саме в таке – краще бігти. Швидко.
Корпоративний захід у Львівській Опері
Підібрати відповідну локацію – завдання з зірочкою. Справа не лише в тому, щоб знайти список потенційних варіантів, а й у тому, щоб обрана локація була не тільки красивою, а ще й ефективною саме для вашого заходу. А ефективність – це не тільки розмір залу, а ще: персонал, логістика, технічне забезпечення та купа інших нюансів.
Аналогія з пошуком житла
Пропоную зупинитись на наступній аналогії: пам’ятаєте, як шукали квартиру? Довгостроково чи подобово – не важливо. Головне, що кожен хоча б раз натрапляв на місце, яке на фото виглядало ідеально, а в реальності – жахіття з меблями з 90-х. От з локаціями для івентів та сама історія. Є шикарні місця з жахливим персоналом, і є зовні непоказні, але ідеально відповідні вашим цілям.
Два ключові напрямки роботи, щоб отримати від локації максимум
- Кристалізація бажань – чітке розуміння, що саме вам потрібно, щоб локація не зіпсувала захід.
- Використання емоційного інтелекту та комунікабельності.
Визначення потреб
Є заходи, а є локації. І їх треба якось поєднати, виходячи зі специфіки різних подій.
- Корпоративам більше підходять ресторани та клуби.
- Конференціям – конференц-зали готелів, концертні зали, театри.
- Презентаціям – конференц-зали, клуби, виставкові павільйони, артгалереї.
Але це лише загальні рекомендації. Бо в будь-якому заході є свій концепт і іноді – настільки неочікуваний, що корпоратив у бібліотеці чи конференція в лісі – це не божевілля, а геніальна ідея.
Критерії вибору локації
Припустимо, ми робимо конференцію. Тож, ставимо питання: що нам потрібно?
- Персонал, який розуміє специфіку заходу. Якщо місце орієнтоване на конференції – чудово. Якщо ні – готуйтеся пояснювати різницю між модератором і ведучим.
- Простора зала з правильною розсадкою.
- Наявність конференційної інфраструктури (екран, звукове обладнання для спікерів, стільці і т.д.).
- Наявність місця для реєстрації.
- Наявність місця для партнерів чи спонсорів Заходу.
- Інфраструктура та місце для харчування гостей.
- Наявність на локації власного кейтерингу/кухні.
- Наявність місця для гала-вечері.
- Наявність паркувальних місць (бо якщо ваші гості приїдуть на авто, а паркуватися ніде – це катастрофа).
- Інфраструктура для монтажу/демонтажу.
- Розташування поблизу транспортних артерій.
Без цього всього важко уявити конференцію чи саміт і якщо всього цього немає, доведеться орендувати, довозити, монтувати, електрифікувати (найчастіше такими локаціями є готелі чи виставкові павільйони). А отже, вартість вашої локації зросте.
Узгодження бюджету та компроміси
Окремо бажано зрозуміти рівень/статус нашого Заходу.
І вже тоді, як ми визначились із нашими потребами, слід оцінити й на наші ресурси.
Ваші бажання та реальність – дві різні речі. Часто доводиться жертвувати:
- статусністю локації,
- її місцем розташування,
- розмірами залів,
- технічним оснащенням,
- рівнем харчування.
Як тільки ви знайдете внутрішній компроміс, буде легше вибирати локацію та оцінювати її адекватно.
Реальні кейси
Ми робили корпоративний захід у Львівській Опері. Ми розуміли, що локація зорієнтована на глядачів вистав та концертів. Тому одразу додали свій персонал.
Чи важко було домовлятись за місце для фотозони, нестандартні конструкції, харчування, рівень шуму, навіть ПДВ у 7%.. Так, важко. І часто ми отримували певне непорозуміння, навіть на рівні якості базового для вбиралень інвентарю. Та ми точно не маємо жодної претензії, бо чудово розуміли, на що йшли, й це розуміння дійсно допомагало в більшості організаційних моментів.
Схожа історія була і в метрополітені, і в будинках культури, і в beach клубах, та майже всюди. Чесно? Досвід був різний. В одних місцях персонал не завжди виявлявся достатньо підготовленим, в інших бракувало необхідної інфраструктури, а подекуди складно було реалізувати нестандартні рішення. Та у п’ятизіркових готелях зазвичай усе організовано на високому рівні, тоді як у державних установах якість сервісу може варіюватися.
Головне – слід розуміти, що до кожної людини можна підібрати ключик. І навіть найскладніша локація може стати ідеальною, якщо правильно з нею працювати.
