Организация мероприятий — это не только о концепции и сценарии, но и о выборе правильной локации. Но давайте будем честными: далеко не все площадки горят желанием искать клиентов или строить долгосрочные отношения. Бывают места, где все, что вам могут предложить — это арендовать зал и не задавать лишних вопросов. И если вы попадете именно в такое — лучше бежать. Быстро.
Корпоративное мероприятие во Львовской Опере
Подобрать подходящую локацию — задача со звездочкой. Дело не только в том, чтобы найти список потенциальных вариантов, но и в том, чтобы выбранная локация была не только красивой, но и эффективной именно для вашего мероприятия. А эффективность — это не только размер зала, а еще: персонал, логистика, техническое обеспечение и куча других нюансов.
Аналогия с поиском жилья
Предлагаю остановиться на следующей аналогии: помните, как искали квартиру? Долгосрочно или посуточно — не важно. Главное, что каждый хотя бы раз натыкался на место, которое на фото выглядело идеально, а в реальности — ужас с мебелью из 90-х. Вот с локациями для ивентов та же история. Есть шикарные места с ужасным персоналом, и есть внешне невзрачные, но идеально соответствующие вашим целям.
Два ключевых направления работы, чтобы получить от локации максимум
- Кристаллизация желаний — четкое понимание, что именно вам нужно, чтобы локация не испортила мероприятие.
- Использование эмоционального интеллекта и коммуникабельности.
Определение потребностей
Есть мероприятия, а есть локации. И их надо как-то совместить, исходя из специфики разных событий.
- Корпоративам больше подходят рестораны и клубы.
- Конференциям — конференц-залы отелей, концертные залы, театры.
- Презентациям — конференц-залы, клубы, выставочные павильоны, арт-галереи.
Но это лишь общие рекомендации. Потому что в любом мероприятии есть свой концепт и иногда — настолько неожиданный, что корпоратив в библиотеке или конференция в лесу — это не безумие, а гениальная идея.
Критерии выбора локации
Предположим, мы делаем конференцию. Поэтому, ставим вопрос: что нам нужно?
- Персонал, который понимает специфику мероприятия. Если место ориентировано на конференции — отлично. Если нет — готовьтесь объяснять разницу между модератором и ведущим.
- Просторный зал с правильной рассадкой.
- Наличие конференционной инфраструктуры (экран, звуковое оборудование для спикеров, стулья и т.д.).
- Наличие места для регистрации.
- Наличие места для партнеров или спонсоров Мероприятия.
- Инфраструктура и место для питания гостей.
- Наличие на локации собственного кейтеринга/кухни.
- Наличие места для гала-ужина.
- Наличие парковочных мест (потому что если ваши гости приедут на авто, а парковаться негде — это катастрофа).
- Инфраструктура для монтажа/демонтажа.
- Расположение вблизи транспортных артерий.
Без этого всего трудно представить конференцию или саммит и если всего этого нет, придется арендовать, довозить, монтировать, электрифицировать (чаще всего такими локациями являются гостиницы или выставочные павильоны). А значит, стоимость вашей локации возрастет.
Согласование бюджета и компромиссы
Отдельно желательно понять уровень/статус нашего мероприятия.
И уже тогда, как мы определились с нашими потребностями, следует оценить и наши ресурсы.
Ваши желания и реальность — две разные вещи. Часто приходится жертвовать:
- статусностью локации,
- ее местоположением,
- размерами залов,
- техническим оснащением,
- уровнем питания.
Как только вы найдете внутренний компромисс, будет легче выбирать локацию и оценивать ее адекватно.
Реальные кейсы
Мы делали корпоративное мероприятие во Львовской Опере. Мы понимали, что локация ориентирована на зрителей спектаклей и концертов. Поэтому сразу добавили свой персонал.
Трудно было договариваться за место для фотозоны, нестандартные конструкции, питание, уровень шума, даже НДС в 7%. Да, трудно. И часто мы получали определенное недоразумение, даже на уровне качества базового для уборных инвентаря. Но мы точно не имеем ни одной претензии, потому что прекрасно понимали, на что шли, и это понимание действительно помогало в большинстве организационных моментов.
Похожая история была и в метрополитене, и в домах культуры, и в beach клубах, да почти везде. Честно? Опыт был разный. В одних местах персонал не всегда оказывался достаточно подготовленным, в других не хватало необходимой инфраструктуры, а иногда сложно было реализовать нестандартные решения. Но в пятизвездочных отелях обычно все организовано на высоком уровне, тогда как в государственных учреждениях качество сервиса может варьироваться.
Главное — следует понимать, что к каждому человеку можно подобрать ключик. И даже самая сложная локация может стать идеальной, если правильно с ней работать.
