Всё, что вы должны знать о должностных инструкциях, — в одной статье. Делюсь простыми правилами, которые помогут использовать этот инструмент эффективно, получать максимум результата от ваших сотрудников и от труда, который вы вложили в написание инструкций.
Правило № 1
Напишите, какую проблему решает инструкция
Люди никогда не будут соблюдать инструкцию, если не понимают, зачем она нужна. Начинайте написание именно с постановки проблемы.
Сотрудники отдела продаж постоянно делают ошибки, когда рассчитывают цены или дают скидки — и вы хотите написать инструкцию, чтобы это урегулировать. При написании инструкции начните именно с этого: перечислите, какие ошибки совершают сотрудники отдела продаж, к каким потерям времени и денег это приводит. Это поможет людям понять, зачем вообще читать и соблюдать инструкцию.
Правило № 2
Укажите, какие сотрудники должны изучить инструкцию
Вы написали инструкцию по работе с клиентами: её должны знать сотрудники отдела продаж, РОП и коммерческий директор. Обязательно указывайте список должностей, к которым она относится.
Правило № 3
Пишите о том, как делать правильно
Я видел много внутренних документов компаний, где на трёх страницах было расписано, как делать не нужно. Но это не работает: в инструкции пишите о том, как правильно действовать, указывайте конкретные шаги.
Правило № 4
Пишите простым языком
Инструкция — не научная работа. Не умничайте и не используйте сложные термины, а объясняйте простым языком. Не пытайтесь впечатлить кого-то своей грамотностью, словарным запасом и знанием специальных терминов. Чем проще вы напишите инструкцию, тем легче сотрудникам будет её изучать и исполнять.
Правило № 5
Делайте инструкции короткими
Я видел много инструкций и регламентов, в которых собирали множество разных правил. От такого документа любому сотруднику станет плохо — ведь он понимает, сколько сил нужно, чтобы прочитать этот талмуд.
Помните: одна проблема — одна инструкция. В результате в должностной папке сотрудника будет не толстенный конспект, а 10 маленьких инструкций, с которыми работать намного легче.
Правило № 6
Держите инструкции под рукой
Что значит «под рукой»: потратив 10-20 секунд, сотрудник должен получить доступ к любой инструкции. Тогда это будет действительно рабочим инструментом. Если нужно идти в другой кабинет, искать и запрашивать доступы — сотрудники не будут пользоваться инструкциями.
Правило № 7
Выбирайте простые названия для инструкций
«Скидки для оптовых клиентов» — хорошее название инструкции. «Корпоративные правила в отношении клиентов» — плохое. Не нужны длинные названия, которые потом невозможно произнести.
Итог
Инструкции — инструмент, о котором руководители должны напоминать сотрудникам. Поэтому он должен быть лёгким в использовании. Говорящие названия, краткость, доступность — вот что сделает инструкции популярными в вашей компании. Следуйте семи правилам, чтобы работать эффективнее.
