Пандемия вызвала революционные изменения в инфраструктуре делового мира, и многие компании все еще пытаются адаптироваться. Стремительные изменения обстоятельств требуют столь же быстрых действий, если мы хотим, чтобы компании выжили в нынешней ситуации.
Те, кто имел возможность переместить свои операции в режим онлайн, чтобы продолжать вести бизнес, считаются счастливчиками, но все они были ограничены во времени и имеющихся ресурсах, чтобы остаться на плаву.
Следовательно, одним из самых востребованных инструментов в ныне удаленных компаниях, безусловно, является программное обеспечение для мониторинга сотрудников.
Несмотря на то, что на рынке сегодня их много, их характеристики, опции, возможности интеграции и ценовые диапазоны сильно различаются, поэтому важно провести тщательное исследование, прежде чем принимать на себя обязательства по долгосрочному выполнению одного решения.
Вот несколько преимуществ внедрения такого программного обеспечения в вашу рабочую среду:
- Точное табелирование рабочего времени сотрудников
- Точное измерение производительности
- Лёгкое управление проектами
- Справедливая оплата труда персонала и выставление счетов клиентам
Давайте рассмотрим, как каждый из них может помочь вашей компании поддерживать непрерывность бизнеса при удаленной работе, а также при работе в офисе.
Точное табелирование рабочего времени
Одной из основных функций каждого программного обеспечения для мониторинга производительности труда сотрудников является отслеживание приходов и уходов сотрудников.
Наличие точной информации о том, когда и как долго сотрудники работают с помощью современных инструментов, позволяет Вашей компании быстро и эффективно оптимизировать внутренние процессы, что, в конечном счете, положительно отражается на итоговых показателях.
Вместо того, чтобы вести учетные записи в целях контроля над своими сотрудниками, этот тип инструментов и их понимание облегчает создание и поддержание сбалансированной рабочей среды в долгосрочной перспективе.
Программное обеспечение для мониторинга рабочего времени сотрудников не только привносит на рабочее место слой прозрачности, а вместе с ним и бесконфликтную динамику команды, но и облегчает управление сотрудниками.
Особенно при удаленной работе и управлении персоналом таким образом в первый раз, менее опытные руководители команды могут иметь проблемы привыкнуть к меньшей степени контроля над сотрудниками и положить их доверие к части программного обеспечения. Поэтому современные решения, которые отслеживают время работы и посещаемость сотрудников, должны быть в их инструментарии даже тогда, когда они возвращаются в офис.
Точное измерение производительности
Помимо простого наблюдения за посещаемостью сотрудников, хорошее программное обеспечение для отслеживания времени также предоставит информацию о том, сколько времени тратится на каждый проект или конкретную задачу, которую ваша компания может использовать для оценки производительности на всех уровнях и поиска наилучшего способа ее повышения.
Это актуально на всех уровнях — индивидуальном, командном и корпоративном, но только видя взаимосвязь между всеми сегментами, компании могут по-настоящему использовать информацию наилучшим образом.
Получив непосредственное представление о том, что замедляет деятельность на рабочем месте, руководители могут устранить «узкие места» в процессах, решить проблемы, связанные с недопониманием, и предоставить альтернативные ресурсы для достижения лучших результатов.
В этой связи программное обеспечение для управления производительностью сотрудников оказывает непосредственное влияние на более эффективное распределение рабочей нагрузки и обеспечение того, чтобы все члены команды работали вместе и в пределах своих возможностей. Команды также могут использовать эти инструменты для улучшения своих рабочих отношений и достижения слаженности, особенно когда ход всего проекта зависит от пунктуальности и отзывчивости всех членов.
Оценка текущей деятельности также влияет на то, как формулируются, назначаются, отслеживаются и проводятся будущие проекты. Члены команды с особыми привязанностями и специальностями теперь с большей вероятностью получат те задачи, которые являются их сильной стороной, что также должно повысить наблюдаемый уровень производительности.
С помощью некоторых программ мониторинга сотрудников, таких как Monitask, можно определить, какие виды деятельности являются столь же продуктивными, непродуктивными или нейтральными для каждого сотрудника в отдельности, или целых команд — все это в соответствии с их должностными обязанностями и рабочими обязанностями. Таким образом, информация, которую вы получаете от инструмента, является мучительно актуальной от одного случая к другому и позволяет хорошо отрегулировать реакцию на поведение сотрудников и более конструктивный процесс обзора эффективности даже тогда, когда менеджер по персоналу имеет мало непосредственного контакта с конкретным сотрудником.
Простое управление проектами
Эффективное управление проектами является очень важной частью установления стандартизированного уровня производительности труда сотрудников в организации.
Инструмент управления проектами с отслеживанием времени может быть особенно полезен, когда ваша компания жонглирует несколькими важными проектами одновременно.
Например, маркетинговые агентства или адвокатские конторы имеют множество клиентов, с которыми они работают и для которых используют различные ресурсы. Чтобы иметь возможность следить за временем, затрачиваемым на каждый сегмент, и успешно придерживаться графика, таким компаниям, как они, было бы разумно внедрять современные технологии, которые предоставляют точную и актуальную информацию, необходимую для завершения проектов в установленные сроки и с ожидаемыми результатами.
Сложные проекты, как правило, разбиваются на множество задач для лучшего понимания прогресса и причинно-следственной связи между конкретными заданиями, но это также может затруднить их выполнение в хронологическом порядке. Именно здесь программное обеспечение для отслеживания проектов имеет важное значение, так как оно отображает все сложные детали индивидуально и в большом масштабе и позволяет малые и большие сдвиги в стратегии среднего проекта.
Более того, такие инструменты позволяют оптимизировать процессы на всех уровнях, что особенно важно во времена, когда стабильность компании ставится под сомнение как внутренними, так и внешними силами. Если компания стремится или заявляет о своей гибкости в ведении бизнеса, то наличие средств для оптимизации операционных процессов является обязательным.
Справедливая оплата труда персонала и выставление счетов клиентам
Стабильная ситуация в компании в стороне, эффективная и точная доставка оплаты труда сотрудников и выставление счетов клиентам должны быть постоянными.
Отсюда вытекает необходимость в высококачественном программном обеспечении для отслеживания проектного времени и выставления счетов, которое обеспечивает непрерывный поток информации о посещаемости сотрудниками рабочего места и эффективности, на которую может положиться любой удаленный или находящийся в офисе отдел бухгалтерского учета.
В этом смысле сотрудники уверены в том, что им будет выплачиваться справедливая и точная заработная плата независимо от того, работают ли они по контракту или в качестве внештатных сотрудников. Даже если они могут войти в систему только за определенное количество часов, это дает им возможность лучше использовать свое время в другом месте.
С другой стороны, компании, использующие биллинговое программное обеспечение, полагающееся на отслеживание времени, могут документировать свои усилия в режиме реального времени, основывать свои цены на фактических данных, а не на оценках, и предоставлять доказательства работы своим клиентам в любое время. Более того, они могут быть уверены, что ни один использованный ресурс не останется неучтенным, когда наступит момент выставления счета — вложенное время, материалы, оборудование и т.д.
Кроме того, обе стороны, имеющие прямой доступ ко всем этим данным, обеспечивают лучшие каналы связи и закладывают основу для долгосрочных отношений.
Другие соображения
Хотя преимущества программного обеспечения для мониторинга сотрудников огромны и постоянно растут, все же разумно рассмотреть и возможные недостатки.
Среди прочего, это может включать в себя законность отслеживания деятельности работников — на стороне работодателя — и то, как сохранить конфиденциальность — на стороне работников. В этом смысле, лучше всего исследовать юридические ограничения и последствия выхода за рамки — особенно, если Ваша компания рассматривает возможность ведения бизнеса в другой стране или если у Вас есть распределенные по всему миру команды.
Лучшие инструменты мониторинга сотрудников настраиваются таким образом, чтобы они сохраняли правовое соответствие компании-заказчика, что всегда стоит учитывать при выборе того, какое именно программное обеспечение выбрать.
Кроме того, они последовательно обеспечивают конфиденциальность и безопасность данных сотрудников, но в лучшем случае компании всегда включают своих сотрудников в процесс оценки. Таким образом, они могут передавать конкретные опасения по поводу того или иного инструмента и облегчать поиск лучшего решения.
Заключение
Независимо от типа рабочей среды, в которой в настоящее время работает ваша компания, выбор правильного программного обеспечения для мониторинга сотрудников всегда зависит от ваших потребностей и от того, как вы ожидаете, что они будут решены. Обязательно оцените их все в целом — только тогда вы сможете увидеть ценность таких инструментов для вашей компании и ее роста.
