Внедрение ERP для IT-бизнеса на определенном этапе развития компании становится краеугольным камнем для масштабирования. IT-компании работают на глобальном рынке, имеют команды в разных офисах, традиционно используют много разных систем внутри организации для управления процессами. Следовательно, ERP-проект для таких организаций – это всегда вызов.
ERP для IT-бизнеса
Для успеха такого проекта важно обозначить бизнес-цели, ради которых внедряется система, а также проблемы в текущем положении вещей, которые будущая система должна решить. Это позволит консалтинговой команде и самой компании иметь цель и понимание, зачем происходит проект. Важно – готовить команду. Люди должны быть лояльными к изменениям, а еще лучше движущими изменениями. Мотивируйте команду проактивно двигать проект, готовиться к встречам, изучать проектную документацию и проходить тренинги. Тогда переход на новую ERP-систему будет мягким и эффективным для компании.
Меня зовут Виталий Курдюмов, я более 20 лет посвятил сфере внедрения бизнес-софта и имплементации ERP-решений. В этой статье я хочу поделиться собственными наблюдениями непосредственного использования ERP-систем или намерениями внедрения таких систем среди игроков IT-бизнеса.
Виталий Курдюмов, 22 года опыта внедрения различных ERP систем, co-founder Clarity Ukraine
Также я пригласил экспертов в сфере ИТ для качественного дополнения статьи разноплановыми взглядами на эту тему.
Зачем ERP-система IT-компании?
Если говорить об ERP-системах в целом, то с одной стороны системы этого класса предоставляют компаниям определенные преимущества – более целостную картину прибыльности бизнеса, вводят принципы аудированности учетных данных, снижают риск «человеческого фактора» при учете, оказывают большую контролируемость. С другой стороны, широко известно, что внедрение комплексных ERP-систем является достаточно сложной задачей и требует от компаний определения собственных требований к учету и наличия кадровых и финансовых ресурсов.
Такие характеристики ERP-систем могут не очень увязываться с самим характером IT-компаний, которые часто начинают свой путь как стартапы, и долгое время жизни остаются в таком состоянии. Для многих IT-компаний обладать гибкостью в учете и отчетности, не усложнять процессы собственного бизнеса, и вообще обходиться минимальными инструментами часто является сознательным решением, фактически замещающим необходимость использования комплексной ERP-системы. Тем не менее, в определенный период своего жизненного цикла компании приходят к решению внедрить ERP-систему. Прежде чем ответить на вопрос, почему так происходит, посмотрим, какая сейчас ситуация с ERP-системами у компаний по IT-бизнесу?
Я считаю, что у IT-компаний, в отличие от других, есть особенность. Их владельцы и акционеры обычно люди с хорошим IT-бэкграундом, и это накладывает определенное видение на внедрение ERP. Я был свидетелем, когда было желание выполнять проект в присущем стиле для кастомизированных разработок, Agile, сокращая некоторые элементы проектных подходов, присущие именно ERP-внедрению. К примеру, в ERP-проекте очень важен этап тестирования и обучения пользователей до запуска системы, создания библиотеки пользовательской документации, а в чистом IT это может быть неважным. Также я рекомендовал бы максимально привлекать профессионального финансиста к своей команде, желательно с опытом ERP-проектов. Важно находить баланс между удобством системы, к которой стремятся люди с IT-бэкграундом, и соответствия учета и финансовой отчетности, к которой стремятся опытные CFO. Если говорить о ERP-системе, которая была бы лучше для IT-компании, то на мой взгляд это в первую очередь гибкая система, которая легко может поддержать изменения в бизнес-процессах, что является чертой динамичного IT-бизнеса. Но успех проекта зависит не столько от продукта, сколько от правильно созданной команды, в которой важную роль играют партнеры по внедрению выбранной ERP-системы. Рекомендую тщательно подойти к выбору таких экспертов и не пытаться на 100% перевести внедрение на внутреннюю команду. Реальный опыт в ERP приобретается годами и десятками проектов, и это у компаний, специализирующихся именно на ERP
– приводит советы по внедрению CIO Kernel Андрей Пиший.
CIO Kernel Андрей Пиший
Какое состояние учета в IT компаниях обычно
Конечно, все компании так или иначе обладают учетными инструментами. У относительно небольших игроков учет ведется с помощью смеси гугл- или эксель-таблиц, иногда частично используются условно бесплатные и довольно простые по функционалу учетные системы типа QuickBooks, Xero, Zoho Books. Некоторые разрабатывают собственные системы, опираясь на тот факт, что у компании есть разработчики.
У больших игроков, которые давно на рынке, вопрос с ERP может быть решен. Нередко они внедряли такие системы собственными силами потому, что имели собственную ERP практику и команду. Например, EPAM является исторически мощным партнером SAP, соответственно компания внедрила и давно использует именно эту ERP. Ciklum в свое время выбрал Microsoft Dynamics NAV (теперь Dynamics 365 Business Central) и после внедрения положил начало этой же практике у себя. Хотя, со временем, ее прекратил, но система осталась и до сих пор служит компании.
Что же побуждает IT-компании покинуть стартаперский задор, оставить гугл-таблицы с верным QuickBooks и отправиться в сложное путешествие по ERP-проекту?
Базовой причиной является масштабирование бизнеса.
Если компания доехала до размера более 600 человек на «эксель-суперменах» (специалистах по Excel) и нескольких различных системах, у нее возникнет много сложностей с финансами, бухгалтерией и планированием. В частности:
- отсутствие одной финансовой политики на всю компанию (юниты/подразделения), которую можно запрограммировать;
- постоянные ошибки, которые кто-то должен фиксировать;
- появление очень кастомных процессов;
- разная логика расчетов в разных отделах;
- отсутствие двойной записи;
- невозможность аудита и подтверждение каждой цифры отчетности;
- отсутствие одинакового понимания ситуации в финансах у компании;
- невозможность адекватного планирования;
- долговременный сбор данных по всему холдингу;
- отсутствие актуальной информации для управленческих решений.
– отмечает Андрей Пивненко, CEO & Founder FINBASE.
Андрей Пивненко, CEO & Founder FINBASE
Как ERP помогает ИТ-бизнесу расти?
Дело в том, что рост IT-компании происходит в нескольких направлениях – увеличивается человеческий ресурс, появляется большее количество заказчиков, соответственно, усложняется организационная и юридическая структура. Вчера это было одно юридическое лицо в одной стране, сегодня – это несколько компаний в разных юрисдикциях. Архитектура взаимодействия с сотрудниками становится нетривиальной – часть членов команды могут быть штатными сотрудниками, часть – контракторами, и, ввиду количества юридических лиц, увеличиваются цепочки расчетов с персоналом. На это накладывается валютный учет по курсовым разницам.
Также сценарии получения выручки выходят на новый уровень. Когда речь идет об IT-компаниях, условно их можно разделить на две категории – сервисные и продуктовые. Это влияет на учетную политику и, соответственно, на требования по функционалу ERP-систем. Хотя во многих аспектах потребности в этих двух категориях компаний одинаковы.
Что побуждает IT-компанию прийти к решению внедрять комплексную ERP-систему? Если подробно рассмотреть этот вопрос, то основными причинами являются:
- Существующие решения не удовлетворяют потребности IT-компаний на сегодняшний день. Те решения, которых было достаточно вчера, уже не могут поддерживать эффективное функционирование компании сегодня. Как результат – компания не может вовремя принять верные управленческие решения, растет время получения информации, сложно получить аналитику, выходящую за пределы одной системы.
- Для получения необходимого уровня эффективности компании вынуждены вкладывать все больше и больше ресурсов в разработку и интеграцию существующих решений.
- Компании желают наконец-то «закрыть» вопросы, возникающие из-за необходимости развивать и интегрировать существующие решения – одним решением «под ключ» и перейти на сторону пользователя, а не разработчика.
- IT-компании желают сфокусироваться на основном виде деятельности, а не становиться экспертами в построении систем внутренней операционной деятельности. По моему опыту, некоторые компании пытались продавать свои внутренние системы как продукт. Но конкурировать с профессиональными продуктами ни с точки зрения экспертизы, ни с точки зрения ценовой политики не смогли.
Существует замечательная французская поговорка – «Fais ce que tu fais le mieux avec tout ton cœur» – «Делайте то, что вы делаете лучше всего со всем сердцем». Поэтому IT-компании рано или поздно приходят к выводу, что их фокус – это их основной вид деятельности, остальное может решить профессиональное комплексное решение – ERP-система,
– поделился своим опытом Игорь Леонец, IT-эксперт, занимал руководящие должности в Luxoft, Ciklum , DataArt.
Игорь Леонец, IT-эксперт, занимал руководящие должности в Luxoft, Ciklum , DataArt
Особенности учета в ИТ-компаниях
Для сервисных IT-аутсорсинговых компаний актуален учет часов (или других единиц измерения – дни, месяцы, стоимость команды), которые продаются разным заказчикам от разных источников. Например: есть проект с немецким клиентом, деньги по которому получает немецкое юридическое лицо компании, а привлекаются на проект несколько специалистов из других юридических лиц компании, кое-кто как штатный сотрудник, кое-кто как контрактор. Услуги этой команды покупает наше немецкое юридическое лицо и перепродает конечному заказчику. В таком сценарии нужно получить данные об израсходованных единицах времени команды на проекте, сформировать корректный инвойс заказчику, а также инвойсы по цепочке для оплаты полученных услуг от компаний нашего холдинга, от которых мы привлекали специалистов в общую команду для немецкого заказчика. Часть членов команды может быть штатными работниками, а часть – контакторами. В этом, достаточно типичном примере, переплетаются управленческие и локальные учеты. Управленческий учет дает прозрачную картинку так, как будто у Вас нет того большого количества юридических лиц, от которых привлекаются ресурсы, и Вы видите одну связь «проект клиента-оказанные услуги». Локальные учеты всех привлеченных юридических лиц в этом проекте нужны, или иметь корректные бухгалтерские данные и учет соответствующих налогов.
Для приведенного примера нужно автоматизировать все цепочки превращений одних транзакций в другие, и вместе с тем иметь инструмент для отображения внутрихолдинговых операций (intercompany) и построения консолидированной отчетности. То есть при формировании финансовой консолидации по холдингу, сделки между собственными компаниями должны быть корректно убраны, и наблюдательный совет и акционеры получат достоверные консолидированные финансовые отчеты. Конечно, таким образом, построенная система требует меньше времени внешних аудиторов и соответственно сокращает затраты на аудит, что является дополнительным преимуществом использования ERP-системы.
Похожая история с продуктовыми IT-компаниями. Не важно, что продукт является программным обеспечением (какое-то приложение) или устройством или оборудованием. Продажа продукта происходит по многим каналам (мерчантам), и встает вопрос учета доходов в разрезе разных юридических лиц из разных стран и локаций, в разных валютах. При этом система должна удобно обеспечить учет доходов для разных типов продаж – от обычного ценообразования, типичного для производителя/дистрибьютора оборудования, до схем подписок, если речь идет о продаже лицензий.
Мой опыт подсказывает, что современным ИТ-компаниям следует начинать внедрение ERP-системы с появлением первого финансового специалиста, отвечающего за направление консолидации и построения пакета управленческой отчетности. Во-первых, с учетом прайсинга современных систем и минимального количества необходимых лицензий, это не будет значительной нагрузкой на бюджет любой компании. Во-вторых, наличие даже самых базовых компонентов в системе может существенно упростить процесс подготовки отчетности. Справочники плана счетов, курсов валют, функционалы расчета курсовых разниц, формирование финансового результата за период упрощают процесс подготовки отчетности и позволяют строить полный пакет триады отчетности – BS, PL, CF. Многие компании работают на рынке 5+ лет, но готовят отчетность в Excel или Google таблицах – как правило, они останавливаются на CF, построенном прямым методом и PL, построенного гибридным методом, при котором большинство расходов все равно признаются согласно дате оплаты. С помощью такого инструментария и при отсутствии двойной записи построить полноценный BS достаточно сложно, а именно в нем содержатся ответы на многие вопросы акционеров, типа «почему прибыль есть, а количество денег на счетах не увеличилось». В-третьих, раннее внедрение ERP позволяет оценить базовый функционал системы и максимально использовать его, адаптируя свои бизнес-процессы под ERP (где это не требует болезненных изменений) или путем внесения минимальных наработок в систему под свои нужды. Внедрение ERP на более поздних этапах, когда компания уже имеет большой штат и устоявшиеся бизнес-процессы, потребует существенных затрат или времени (чтобы переучить всех сотрудников под новые процессы) или денег (чтобы кастомизировать ERP «под себя» или интегрировать в систему посторонние модули, какие компания могла использовать в прошлом для точечного решения проблем автоматизации своих процессов),
– поделился своим видением Геннадий Билун, руководитель департамента управленческого учета и бюджетирования SMARTER.
Геннадий Билун, руководитель департамента управленческого учета и бюджетирования SMARTER
Сложная и насыщенная IT-экосистема
Дополнительным вызовом реализации внедрения ERP-системы в IT-компаниях становится интеграция с другими системами. Среди распространенных интеграций:
- Получение данных об учете часов сотрудников – это могут быть трекинговые системы собственной разработки или системы типа Jira и Azure DevOps.
- Маленькие системы локального учета, возможно, такие, в которых работают бухгалтеры на аутсорсе в некоторых удаленных офисах.
- Платежные и банковские системы. А также интеграция с маркетплейсами, через которые продают приложения IT-продуктовые компании.
- Другие системы, например управление персоналом и CRM.
Список неисчерпаем. Методы интеграций тоже. Важно, чтобы новая ERP-система поддерживала современные (а иногда и не очень, если есть требование построить интеграцию с каким-то довольно давним решением) методы обмена данными.
В нашем случае решение о внедрении комплексной ERP было вызвано желанием добавить в компании и финансовом отделе больше структурности и системности через:
- Автоматизация процессов: ERP автоматизирует рутинные финансовые операции, которые учитывались мануально: учет расходов, счета к оплате и получению и т.д., уменьшая количество ошибок и повышая эффективность работы финансового отдела.
- Улучшенная интеграция и кроссфункциональная синергия Система позволяет интегрировать финансовые процессы с другими бизнес-функциями, такими как управление проектами, HR, продажи и закупки.
- Повышенная прозрачность: ERP обеспечивает прозрачность финансовых операций, что способствует большему контролю и доверию со стороны инвесторов и партнеров. Унификация места хранения данных: ERP объединяет финансовые данные из разных отделов в одной системе, что обеспечивает легкий доступ к актуальной информации и, соответственно, оптимизацию с точки зрения использования этой информации в дальнейшем построении аналитики и подключения BI систем.
- Масштабируемость: Система может адаптироваться к росту компании, поддерживая добавление новых функций и модулей без значительных затрат»
– отмечает Дмитрий Наталченко, CFO Trinetix.
Дмитрий Наталченко, CFO Trinetix
Как внедрить ERP, что релевантно вашим потребностям?
Как видим, мощная ERP-система пользуется бесспорной пользой, когда IT-компания выходит на определенный масштаб. Следует отметить, что сложность и длительность проекта внедрения прямо пропорциональна готовности компании к четкой формулировке принципов учета. Это дает большую динамику проекта. Именно внедрение ERP-системы можно рассматривать как определенный аудит собственных бизнес-процессов и учетной политики. В этом также следует рассмотреть ценность проекта.
В конце хочу привести универсальные советы, если Вы находитесь в состоянии, когда Вам нужна новая ERP-система:
О выборе определенной ERP-системы. Воспринимайте ее как такую, с которой Вам придется работать много лет. Есть ли за ней надежный вендор, достаточно ли специалистов на рынке, присутствует ли этот продукт в других странах, содержит ли в своей базовой поставке перечисленные функции: финансовая консолидация, возможность совместить локальный и управленческий учет, учет проектных работ с разными ставками времени, возможность биллинга подписок и т.д. Легко ли система модифицируется и какие показатели масштабирования, если говорить о больших объемах транзакций?
Внимательно присмотритесь к командам партнеров по внедрению, с которыми планируете выполнение проекта. Получите отзывы, желательно по рынку своими независимыми источниками. Хорошая идея будет создать сценарий/пример демонстрации и попросить партнера настроить такой пример и показать Вашей команде. При этом желательно, чтобы от партнера показ демо делал специалист или группа, которая будет непосредственно участвовать в будущем проекте, а не просто крутой преселлер. Конечно, вообще замечательно, если Вы найдете команду, уже имеющую опыт подобных проектов именно в IT-сфере и похожем бизнес-домене.
В заключение, подойдите тщательно к формированию объема проекта. Когда создается оценка будущего проекта – стоимость и продолжительность, важно иметь адекватное представление о том, какие требования есть сейчас. И это представление необходимо передать партнеру по внедрению. Хорошим шагом здесь будет потратить чуть-чуть дополнительного времени и бюджета на мини-проект по диагностике (так называемый Discovery или «пилот»). Это поможет более четко рассчитать ваш будущий объем проекта, вы получите реалистическую оценку и отнесетесь к подготовке ресурсов – собственной команды и бюджета на финансирование проекта.
По данным статистики прошлого года, украинское IT-сообщество генерирует 4,5% ВВП Украины и составляет 12% в общем экспорте. В нашей практике значительно увеличилось количество запросов на внедрение ERP именно от IT-сегмента, а это означает, что IT-компании в своем жизненном цикле выходят на уровень масштаба, который требует ERP-систему. Этот тренд будет расти, и спрос на профессиональные команды по имплементации ERP также будет увеличиваться. Именно поэтому стоит заранее планировать как бюджет, так и внутреннюю и партнерскую команду, чтобы будущий проект двигался в соответствии с согласованной вами дорожной картой. Итак, я надеюсь, данный материал пригодится тем, кто планирует внедрение бизнес-софта в следующем году, и уже сейчас стремится качественно подготовиться.
