Бывает такое, что сотрудники терпеть не могут регулярные встречи и посещают их с неохотой. Так происходит, если у совещаний изначально неправильная концепция и организация. Если вы впервые решите устроить такую встречу, то можете столкнуться с тем, что работники не будут понимать, зачем это нужно. Это связано с их негативным опытом в прошлом или сопротивлением к новому. Но если встречи хорошо организовать, они будут вдохновлять сотрудников, поднимать им настроение и заставлять их активно участвовать в рабочем процессе. В этой статье рассказываю, в чем суть митинг-совещаний и как превратить их в эффективный инструмент управления подчиненными.
В чем важность общих собраний?
Когда компания растет и формируются разные отделы, сотрудники могут быть изолированы от сведений о происходящем. В итоге команда разделяется на категории, где первая владеет всеми данными о проблемах и успехах, а вторая общается только со своим прямым руководителем и остается за пределами основных дел. Понятно, что боевой дух сотрудников падает, так как они не знают о текущем положении дел и не чувствуют себя частью команды.
Рассмотрим такой аспект как цели группы. Даже ключевая цель, проходя через интерпретацию руководителей разного уровня, зачастую становится непонятной и непривлекательной. Если все участники команды не объединены общей целью, они часто разрушают общую концепцию. Работники в таких условиях часто не понимают, почему они занимаются своей работой. Иногда из-за непонимания сотрудниками своих обязанностей внутри компании происходят конфликты и недопонимания.
Чтобы каждый был в курсе главных направлений деятельности и текущих задач компании, необходимо организовывать общие встречи сотрудников. Это встреча, на которой присутствует весь штат — от директора до рядового сотрудника. Если компания большая и нет способа собрать всех работников вместе, такие встречи следует проводить по отделам.
Частые ошибки при организации и проведении митинг-совещаний
- Не объяснить цель, время и правила проведения совещания сотрудникам. В таком случае, сотрудники, даже неосознанно следуют своим обычным привычкам и опыту и могут превратить встречу в что-то, чем она быть не должна.
- Определить неподходящее время для совещания, например, в разгар рабочего дня.
- Менять время совещания. Это сильно расстраивает наиболее организованных сотрудников, которые привыкли заранее планировать свою работу. Если глава организации отсутствует, заседание ведет заместитель по административным вопросам, если его нет — заместитель по техническим вопросам и так далее. Совещание должно быть проведено даже если в компании осталось только три человека.
- Смешивать недельное совещание с другими видами общения с сотрудниками, например, с обучающими семинарами. Эти активности должны быть разделены.
- Проводить совещание, когда сотрудники находятся на своих рабочих местах. Это очень простая истина, о которой часто забывают руководители. Дело в том, что для эффективного проведения собрания нужно максимально ограничить отвлекающие факторы. Вам будет сложно соперничать за внимание сотрудников с соцсетями. Если вам необходимо провести совещание на рабочем месте, убедитесь, что все компьютеры выключены, а секретарь принимает все звонки и записывает, кто звонил, чтобы сообщить об этом сотрудникам уже после совещания. Но лучше делать это в специальном месте, где шанс отвлечься для сотрудников будет минимальным.
- Модератор совещания дает слово любому участнику, не следуя регламенту. Это искажает приоритеты, увеличивает продолжительность совещания, превращая его в дискуссионный клуб или митинг. Вместо того чтобы уйти вдохновленными, участники расходятся уставшими.
- Руководители, выступающие на совещании, используют слова, которые непонятны большинству сотрудников, из-за чего интерес к разговору теряется. Сотрудники начинают скучать, и вам придется приложить дополнительные усилия, чтобы собрать их в следующий раз.
Личный опыт
Когда я впервые приступил к организации таких митинг-совещаний, я допустил все возможные промахи. Я переносил встречи и затем пытался сгруппировать сотрудников. Во время встреч позволял разгораться дебатам, и встречи становились сессиями «вопрос-ответ», что приводило к снижению морального духа участников команды, а сама встреча затягивалась не на полчаса, а на целый час.
Мои подчиненные на первых встречах засыпали персонал непонятной терминологией. Некоторые даже умудрялись создать атмосферу отчаяния, говоря о проблемах в ключе того, что решить их сложно или невозможно. Руководители, метрики которых ухудшались, а планы оставались невыполненными, вместо отчета о достижении целей, приводили ряд оправданий, объясняя, почему все так плохо.
Сейчас у нас четко определен регламент проведения митинг-совещаний. Все функционирует таким образом, чтобы каждый сотрудник был причастен к общему процессу и понимал текущие цели компании.
Регламент проведения собраний в Business Booster
Собрания проходят еженедельно в четверг и длятся до 90 минут. В день проведения в 9:45 по часовому поясу Мадагаскара в общий чат компании приходит сообщение с приглашением и ссылкой на комнату в Zoom. Каждый участник встречи должен присоединиться к ней не менее чем за 5 минут до официального начала. Правила для всех общие: камера должна быть включена, микрофон отключен до момента выступления.
Из чего состоит митинг-совещание
1. Неформальная часть
Каждое совещание начинается с общения сотрудников между собой. В этой части модератор знакомит всех с новыми участниками команды, объявляет о начале отчетной недели, демонстрирует календарь и передает слово исполнительному директору. А также контролирует включенные камеры участников.
2. Приветственное слово от исполнительного директора
По окончанию неформальной части совещания исполнительный директор приветствует участников и рассказывает самые важные новости касательно деятельности компании.
3. Презентация от консультантов по управлению или участников акселератора Business Booster
Консультанты подготавливают презентацию и рассказывают сотрудникам о достижениях, результатах и успехах резидентов акселератора. Если же выступает резидент, он делится результатами внедрения инструментов и отвечает на вопросы остальных участников совещания.
4. Отчеты и планы руководителей департаментов
В этой части митинг-совещания каждый из руководителей по очереди демонстрирует и комментирует статистики за предыдущую неделю, отмечая такие факторы:
- выполнен ли количественный план;
- какие действия по выполнению количественного плана были особо успешными;
- какие проблемы возникли.
Кроме отчетов, необходимо рассказать сотрудникам о том, что планируется:
- каким образом департамент планирует достичь выполнения количественного плана;
- какие действия будут предприняты для устранения возникших проблем;
- какие шаги будут сделаны для достижения ключевых проектов по развитию.
Длительность выступления каждого руководителя — примерно 5 минут.
5. Подведение итогов и завершение встречи
В конце собрания исполнительный директор объявляет об основных приоритетах в деятельности и главных задачах, напоминает о целях и замысле команды, а также передает слово для благодарностей желающим сотрудникам.
Вывод
Без хорошей координации, креативность самых талантливых руководителей будет нескоординированной, что может привести к потерям и даже расколоть компанию на враждующие группы.
А грамотно организованная работа советов управления, координационных советов и проведение совещаний с персоналом позволяют сформировать сильную команду, каждый член которой хорошо осведомлен о своей роли в компании. Это создает высокий уровень взаимопонимания и сотрудничества. Когда руководитель умело использует эти инструменты, компания быстро растет и достигает своих целей.
