Ділове листування має свої особливі правила в будь-якій мові, так що це стосується і англійської. Що варто і чого не варто писати в діловому листі, скарзі або зверненні англійською? Найпопулярніші помилки в англомовному листуванні в цій статті.
Як і в будь-якій іншій мові, для написання офіційної скарги в службу підтримки сервісу або запиту на повернення внесеної оплати мало просто знати мову. Важливо ще й розуміти головні принципи ділового листування. Це ж стосується і англійської.
Давайте розглянемо декілька популярних помилок тих, хто намагається спілкуватися з діловими людьми англійською та дружно постараємося не допускати тих же помилок:
Привітання. Довгий вступ здається розмазаним, так що скористайтеся звичайними “Hello” або “Hi”. Будь-які менш формальні фрази краще залишити для дружнього листування. Після цього рекомендують відразу переходити до справи, використовуючи фрази «I am writing to» або «I am writing to enquire about».
Пам’ятайте, що в англомовній культурі вкрай складно визначити стать людини по імені. Більш того, питання гендерної приналежності в західній культурі стало настільки гострим, що найкращим рішенням буде просто звертатися до людини по імені або ніку в соцмережах.
Будьте короткі і конкретні. У згоді зі словами маркетолога Гая Кавасакі,
“якщо лист складається з менш 5 пропозицій – це грубість, якщо більше – це марна трата часу”.
Пам’ятайте, що в англійському не прийнято повторювати одну і ту ж думку кілька разів або робити ліричні відступи – це тільки зашкодить вловити суть. Коротко подати інформацію допоможуть списки. Можна навіть використовувати абревіатури на зразок TBC (to be confirmed), RE (resend), EOM (end of message), YW (you’re welcome), FYI (for your information), однак не варто використовувати більше 2-3.
Пасивний стан. Повертаючись до меседжу про простоту і стислості формулювань: краще писати просто і коротко. Менше помилок – більше впевненості в собі і відповідної поваги.
Шаблони. Якщо вам доводиться – або незабаром доведеться – відправити кілька типових листів багатьом адресатам, то немає нічого страшного в тому, щоб підготувати кілька шаблонів. Зберіть список базових тем, зберіть важливу інформацію і конкретно її викладіть – і так буде ваш час заощаджено.
Ввічливість. У українській досить одного “будь ласка” на пропозицію. Але в англійському все не так. Прийшла пора згадувати найввічливіші модальні дієслова (так-так, ось ці ось could, should, would, might та інші), оскільки “Send me please …” має стати як мінімум “Could you please send me ..?” .
Дослівний переклад. Це поганий прийом в принципі, навіть коли мова не йде про ділове листування, так що постарайтеся позбутися цієї звички якомога швидше. Тим більше, що у багатьох звичних україномовному вуху фраз в англійському варіанті з’являється подвійне дно і часто змінюється значення. Найкращим варіантом буде не спроба перевести, а спроба сказати, висловити якусь думку певним чином.
Прощання. Так, як і в українській, тут не один доречний варіант, однак варто розрізняти формальне прощання від неформального. Як правило, в ділових листах доречно було б написати “Sincerely/Best wishes/Best regards”. Також не забувайте залишити підпис із зазначенням доречних контактів (навряд чи партнер з Великобританії стане дзвонити на номер українського оператора). Оптимальним варіантом було б вказати месенджер, яким часто користуються в місцевості адресата. Відразу всі можливі способи зв’язку теж вказувати не варто. Довгий підпис – ознака переляку і несерйозності.
Отже, ділове листування англійською має свої особливості. Спочатку може бути складно призвичаїтися, але з практикою застосування цих рад стане вашими заводськими налаштуваннями.
Читайте також:
- 100 фразових дієслів, без яких вам не обійтися в діловому спілкуванні
- 50 англійських ідіом про людей в бізнесі, які будуть вбивати ваших колег
Успіхів вам з вивченням англійської та діловим листуванням!
