Деловая переписка имеет свои особенные правила в любом языке, так что это касается и английского. Что стоит и чего не стоит писать в деловом письме, жалобе или обращении на английском? Самые популярные ошибки в англоязычной переписке в этой статье.
Как и в любом другом языке, для написания официальной жалобы в службу поддержки сервиса или запроса на возврат внесенной оплаты мало просто знать язык. Важно еще и понимать главные принципы деловой переписки. Это же касается и английского.
Давайте рассмотрим несколько популярных заблуждений тех, кто пытается общаться с деловыми людьми на английском и дружно постараемся не допускать тех же ошибок:
Приветствие. Длинные вступления кажутся размазанными, так что воспользуйтесь обычными “Hello” или “Hi”. Любые менее формальные фразы лучше оставить для дружеской переписки. После этого рекомендуют сразу переходить к делу, используя фразы «I am writing to» или «I am writing to enquire about».
Помните, что в англоязычной культуре крайне сложно определить пол человека по имени. Более того, вопрос гендерной принадлежности в западной культуре стал настолько остро, что лучшим решением будет просто обращаться к человеку по имени или нику в соцсетях.
Будьте кратки и конкретны. В согласии со словами маркетолога Гая Кавасаки,
“если письмо состоит из менее 5 предложений — это грубость, если больше — это пустая трата времени”.
Помните, что в английском не принято повторять одну и ту же мысль несколько раз или делать лирические отступления — это только помешает уловить суть. Коротко подать информацию помогут списки. Можно даже использовать аббревиатуры вроде TBC (to be confirmed), RE (resend), EOM (end of message), YW (you’re welcome), FYI (for your information), однако не стоит использовать больше 2-3.
Страдательный залог. Возвращаясь к месседжу о простоте и краткости формулировок: лучше писать просто и коротко. Меньше ошибок — больше уверенности в себе и ответного уважения.
Шаблоны. Если вам приходится — или в скором времени придется — отправить несколько типичных писем многим адресатам, то нет ничего страшного в том, чтобы подготовить несколько шаблонов. Соберите список базовых тем, соберите важную информацию и конкретно её изложите — и да будет ваше время сэкономленным.
Вежливость. В русском достаточно одного “пожалуйста” на предложение. Но в английском все не так. Пришла пора вспоминать самые вежливые модальные глаголы (да-да, вот эти вот could, should, would, might и прочие), поскольку “Send me please…” должно будет стать как минимум “Could you please send me..?”.
Дословный перевод. Это плохой прием в принципе, даже когда речь не идет о деловой переписке, так что постарайтесь отделаться от этой привычки как можно скорее. Тем более, что у многих привычных русскоязычному уху фраз в английском варианте появляется двойное дно и часто меняется значение. Наилучшим вариантом будет не попытка перевести, а попытка сказать, выразить какую-то мысль определенным образом.
Прощание. Да, как и в русском, здесь не один уместный вариант, однако стоит различать формальное прощание от неформального. Как правило, в деловых письмах уместно было бы написать “Sincerely/Best wishes/Best regards”. Также не забывайте оставить подпись с указанием уместных контактов (вряд ли партнер из Великобритании станет звонить на номер украинского оператора). Оптимальным вариантом было бы указать мессенджер, которым часто пользуются в местности адресата. Сразу все возможные способы связи тоже указывать не стоит. Длинная подпись — признак испуга и несерьёзности.
Итак, деловая переписка на английском имеет свои особенности. Поначалу может быть сложно приловчиться, но с практикой применение этих советов станет вашими заводскими настройками.
Читайте также:
- 100 фразовых глаголов, без которых вам не обойтись в деловом общении
- 50 английских идиом про людей в бизнесе, которые сразят ваших коллег
Успехов вам с изучением английского и деловой перепиской!
