В рабочих чатах можно найти все: от бюджетов на квартал до паролей для электронных ящиков. Чтобы эта информация оставалась защищенной, стоит придерживаться определенных правил. Rakuten Viber собрал 5 основных советов, которые помогут вести рабочую переписку безопаснее.

Rakuten Viber
1. Пользуйтесь чатами с паролем
Чтобы дополнительно обезопасить свои рабочие переписки, воспользуйтесь скрытыми чатами. Например, это может быть чат с бухгалтером, где каждое сообщение содержит конфиденциальную информацию. В Viber такие пароли можно установить для разных чатов, и для входа в скрытый чат всегда будет запрашиваться PIN-код. Как установить PIN-код для чата: Нажмите и удерживайте (Android) или нажмите и пролистайте влево (iOS) нужный чат => Нажмите «Скрыть чат» => Введите PIN-код.
2. Устанавливайте таймер на открытие сообщения
Для того, чтобы информация не оставалась в чате навсегда, можно воспользоваться «Скрытыми сообщениями». Эта функция позволяет задать отрезок времени, через который сообщение будет автоматически удалено — 10 секунд, 1 минута, 1 час или 1 день. Как включить снисходительные сообщения в чате: Выберите чат, в котором хотите отправлять снисходительные сообщения => Нажмите на название чата (iOS) или три точки (Android), чтобы перейти к информации о чате => Нажмите Снисходительные сообщения => Выберите, как долго сообщения будут оставаться видимыми => Введите сообщение и нажмите отправить.
3. Обезопасьте себя и окружающих в случае подозрения на взлом аккаунта
От коллеги поступают сомнительные сообщения: просьба одолжить деньги, проголосовать в конкурсе, фейковые ссылки — это может свидетельствовать о взломе аккаунта. Что нужно сделать в такой ситуации:
- Посоветуйте, какие шаги должен предпринять коллега: проверить перечень устройств, на которых еще активирован аккаунт (в Viber это можно сделать через «Параметры» => «Учетная запись» => «Компьютер и планшеты»); изменить все пароли к аккаунтам — почте, социальным сетям, банковским картам; обратиться в службу поддержки мессенджера (в Viber — по ссылке).
- Сообщите о возможном взломе аккаунта сотрудников, клиентов, подрядчиков, партнеров — все рабочие контакты, с которыми мог вести переписку коллега. Обязательно предупредите о вредоносных ссылках, по которым нельзя переходить.
- Как можно скорее удалите всю информацию, которая не должна попасть в руки злоумышленников, из общих чатов.
4. Отделите рабочее общение от личного
Чтобы случайно не отправить рабочее сообщение родственникам, электрику или в родительский чат школы — стоит разделить чаты по папкам. Как выделить рабочие переписки в отдельную папку в Viber: перейдите в «Дополнительно» => Нажмите «Управление папками» => Нажмите Новая папка => Введите название папки (например «Рабочие чаты») => Нажмите «Далее» (iOS) или на стрелку (Android) => Выберите чаты, которые хотите добавить в новую папку => Нажмите готово. Так рабочие переписки останутся в пределах вашей команды.
5. Помните: не всей информации есть место в чатах
Каждая компания сама определяет для себя перечень информации, которой нельзя делиться. Обычно речь идет о паролях и данных для входа в корпоративные системы, юридических документах, финансовых отчетах, платежных данных и любой информации, которая касается денег (от зарплат специалистам до размера инвестиций), в некоторых случаях — даже расположение офисов или производственных мощностей. Такой информацией лучше делиться через электронную почту или другим способом, разрешенным в компании.
Также напоминаем, что пароли ко всем аккаунтам должны быть разными, неочевидными и регулярно меняться.
Лучший метод защиты от взлома аккаунта — реагировать на опережение. Всегда оставайтесь бдительными к подозрительным сообщениям, неизвестным контактам, ссылкам на внешние ресурсы и вложенным файлам. А приведенные правила помогут вести рабочие переписки безопаснее.