Успішна організація заходу – це не лише яскраві виступи, креативне оформлення та злагоджена команда, але й чітко продумані деталі, які забезпечують комфорт для всіх учасників. Важливо розробити читкий алгоритм дій, у формуванні якого нам допоможуть широковідомі функції управління: Планування, організація, мотивація та контроль.
Professional conference
Так, саме із планування слід починати підготовку. Як це роблю я? Просто уявляю собі сам захід, коли все працює і потім його описую, а описавши, дроблю його на елементи і прописую задачі. З кожною задачею роблю точно такий же процес, кожного разу запитуючи, що потрібно зробити, щоб це сталося. Таким чином я проходжу шлях від уявного майбутнього до сьогодення і починаю працювати. Це називають методом зворотного проєктування.
Олексій Куліков
Дуже схожим чином у Голівуді пишуть сценарії. Сценаристи спершу уявляють кульмінацію – головну сцену, що залишиться у пам’яті глядачів, – і лише потім вибудовують сюжетні лінії, які логічно ведуть до цієї кульмінації. Так само у плануванні: ви створюєте «сюжет» проєкту, де кожен етап – це важлива сцена, яка має привести до великого фіналу.
І не дивлячись на простоту цієї формули, шлях до реалізації складний та непередбачуваний. І тут немає неважливих деталей.
Робота з підрядниками – один з ключових компонентів реалізації івенту
Або, як кажуть: івентор це той, хто вміє вибудовувати ланцюги постачальників. Якщо ми не вміємо працювати із постачальниками, то в більшості випадків із нами будуть ставатись купа палаючих під нами лісапетів та цікавих історій про те, що щось не трапилось і як ми героїчно всіх перемогли.
Уявіть ситуацію: дата вже визначена, програма готова, але підрядник привозить звук, який не відповідає технічним вимогам. Чому так сталося? Можливо, ви не надали достатньо чітких інструкцій або не врахували специфіку заходу. Щоб уникнути подібних проблем, ми в агенції розробили наступне керівництво і плекаємо надію, що воно дійсно стане у пригоді та, можливо, одного разу всім нам працювати стане спокійніше та комфортніше.
Керівництво щодо роботи з підрядниками
1. Складання технічного завдання
Під час складання технічного завдання особливу увагу звернути на опис результату. Технічне завдання (бриф) має обов’язково містити відповіді на наступні питання:
- Дата заходу;
- Формат заходу;
- Статус заходу (тендер, проданий захід, внутрішній тендер…);
- Тривалість заходу;
- Кількість гостей заходу;
- Вік гостей заходу;
- Гендерне співвідношення гостей заходу;
- Місце проведення;
- Терміни надання розрахунків;
- За потреби графік роботи;
- Опис форми подання матеріалів (кошторис, презентація тощо);
- Опис результату з використанням «референсів»;
- Поради та коментарі підрядника;
- Критерії оцінки пропозиції.
2. Визначення цілей
Перед пошуком підрядників потрібно визначити цілі запиту та обмежити пошук критеріями необхідності. Цілі запиту визначаються на основі ваших очікувань та таблиці оцінки:
- Мотивованість;
- Досвід;
- Відгуки/портфоліо;
- Ціна;
- Зручність у роботі.
3 і 4. Складання списку підрядників для переговорів і Переговори
Зв’язатися щонайменше з трьома підрядниками та передати їм технічне завдання і свої власні побажання.
5. Отримання пропозиції
Отримати повний пакет пропозиції та зберегти його в окремій теці проєкту. Пропозиція від підрядника має ОБОВ’ЯЗКОВО бути у наступному форматі:
- Опис послуги/продукту, яку надає підрядник у рамках описаної форми;
- Опис параметризованих обмежень, пов’язаних з використанням послуги/продукту (наприклад, для кейтерингу може виникнути потреба в приміщенні для кухні, електроенергії, вентиляції);
- Вартість послуги/продукту у вигляді документа (рахунок, комерційна пропозиція);
- Спосіб оплати (безготівковий розрахунок з ПДВ, без ПДВ, готівковий розрахунок);
- Терміни оплати (передоплата, відтермінування платежу).
6. Надання зворотного зв’язку
Підтвердити отримання та надати коментарі, за необхідності поставити уточнюючі питання.
7. Результат
Повідомити підрядника про результати свого вибору (який ми робимо на основі отриманої пропозиції та таблиці оцінки з п.2) з необхідною аргументацією.
В нашій агенції на першому місті знаходиться вмотивованість, і я вважаю що це дуже важливий фактор. Бо гроші – це круто, та є ще купа важливих речей в цьому житті. Мотивуючи підрядників, ви отримуєте не просто виконавців, а партнерів, які допоможуть перетворити ваш захід на ідеальну подію. Це ключ до успіху: злагодженої роботи, яскравих результатів і довгострокового співробітництва.
Не менш важливим моментом, просто необхідним, є постійна комунікація, що допомагає бути впевненим у тому, що завдання виконувалися відповідно до плану. Для підготовки подій це особливо важливо, оскільки багато процесів залежать один від одного.
Написав підряднику, поставив ТЗ – запитай, чи все зрозуміло, через деякий час знову зв’яжись і дізнайся, чи розуміє він, як виконувати задачу. Не бійтесь перепитувати, бо саме постійний зворотний зв’язок дозволяє нам досягати поставлених цілей.
Успішний захід – це результат ретельної підготовки, ефективної комунікації та уваги до деталей. Кожен із цих компонентів відіграє ключову роль у досягненні цілей і забезпеченні задоволення всіх учасників.
Звичайно, у цьому матеріалі розкрито тільки частину того, що треба враховувати при підготовці івентів. Далі буде!
Дотримуйтесь цих рекомендацій і одного разу ви створите той самий Захід, про який писатимуть всі-всі-всі. Тож тримайтеся та працюйте!
