Будем откровенны: большинство сотрудников терпеть не могут совещания. Для них это скучное мероприятие, которое отрывает от реальных дел, а то и вовсе кажется бессмысленной тратой драгоценного времени. И знаете, почему так происходит? Потому что чаще всего сами руководители не до конца понимают, зачем вообще собирают людей. Кто нужен на этом «балу», а кто нет? Как провести совещание так, чтобы потом не пришлось собирать всех снова? В этой статье я поделюсь с вами своим подходом, который поможет превратить совещания из бича рабочего дня в мощный инструмент управления.
Как проводить совещания
Разделите координацию на уровни
Начнем с главного: не нужно тащить всех на каждое совещание. Рядовым сотрудникам нет необходимости слушать обсуждение ТОПов, а ТОПы не обязаны присутствовать на каждой планерке отдела. Чтобы каждый в компании был в курсе происходящего и четко понимал свои приоритеты, мы в Business Booster внедрили трехуровневую систему координаций:
- Еженедельные 2-часовые встречи соучредителей с ТОПами. Здесь присутствует только высшее руководство.
- Еженедельные 1,5-часовые встречи каждого департамента. На этих встречах собираются все сотрудники и их руководители.
1-2 раза в неделю 30-минутные координации руководителей отделов с сотрудниками. Коротко, по существу, для оперативных вопросов.
Такое разделение позволяет каждому быть в контексте, знать, куда двигаться и к кому обращаться за ответом. Ничего лишнего, только нужная информация.
Цели и регламент: без конкретики никуда
Представьте ситуацию: вам просто скидывают ссылку на Zoom с подписью «Коллеги, встречаемся сегодня в 16:00 для обсуждения задачи А». За полчаса до начала! Это же стресс! А когда человек не понимает, зачем он вообще идет на эту встречу, ни о какой вовлеченности не может быть и речи.
Поэтому, прежде чем назначить звонок, руководитель или инициатор встречи четко прописывает в Google-календаре название встречи, продолжительность и главную тему. У нас в Business Booster у каждого сотрудника есть корпоративный аккаунт Google, поэтому мы легко можем найти подходящее время для всех участников.
Пример:
- Название: Установочная координация по контенту для нового курса по маркетингу.
- Цель: Обсудить и утвердить контент-план по прогреву.
- Время: с 16:30 до 17:00.
Благодаря такому подходу, команда приходит на координацию уже настроенной на конкретную задачу. Никаких блужданий в тумане, только четкое понимание цели.
Тайминг и неформальное общение: сделайте совещания живыми
Да, совещания должны быть регламентированными. Для каждой регулярной координации у нас есть четкий тайминг, который помогает не распыляться и держать фокус на важном. Но есть нюанс! Например, наша еженедельная встреча компании длится 1,5 часа не просто так. Первые 15 минут — это неформальное общение: сотрудники рассказывают, что хорошего у них произошло за неделю, чем интересным поделились, где побывали.
Именно эти 15 минут делают еженедельные встречи такими любимыми! Это шанс пообщаться в неформальной атмосфере, поделиться личными успехами и почувствовать себя частью большой, дружной команды. Затем каждый отдел отчитывается о результатах, а в последние 15 минут желающие могут выразить благодарность коллеге. Иногда к нам даже приходят резиденты Business Booster, чтобы посмотреть, как у нас все устроено.
Фиксация и подготовка
В Business Booster у каждого сотрудника есть личная папка, где хранятся его должностные инструкции, важные файлы и, что самое главное, записи всех координаций. Мы учим новичков привязывать Zoom к рабочему Google-аккаунту и настраивать сохранение записей на личный Google-диск.
Например, если маркетолог проводит встречу с копирайтерами, запись звонка будет храниться в его личной папке. Любой сотрудник отдела может в любой момент найти и просмотреть эту запись, чтобы уточнить детали или ознакомиться, если пропустил встречу.
А чтобы не тратить время на бесконечные объяснения и споры, мы ввели правило обязательной подготовки к каждому совещанию. Это включает в себя:
- Четкая повестка дня: Зачем мы собираемся и что хотим получить?
- Сбор необходимых данных: Ответственные сотрудники готовят «идеальную картину» готового проекта — суть задачи, все шаги для ее достижения, что уже есть и чего не хватает.
Контроль эффективности
Чтобы совещания не превращались в пустые «посиделки», наш HR-отдел регулярно просматривает записи. Это позволяет:
- Оценить эффективность проведения совещаний.
- Выявить области для улучшения.
Конечно, чудес не бывает. Чтобы новая система заработала, нужно время: руководителям и сотрудникам придется привыкнуть к грамотной формулировке целей, соблюдению таймингов и т. д. Но это время окупится сторицей! Вы сэкономите сотни часов, избавитесь от бесконечных бессмысленных совещаний, сорванных дедлайнов и потерянных денег.
И самое главное: когда сотрудники знают, что во вторник и четверг у них запланированы еженедельные координации, это значительно упрощает их планирование. А короткие 15-минутные «флудилки» позволяют им увидеть друг в друге не просто коллег и начальников, а людей с интересами, семьями и увлечениями. Так команда становится по-настоящему сплоченной и мотивированной.
