Все, у кого есть подрядчики, сталкиваются с вопросом взаимодействия с ними. Не совсем понятно, как выстраивать с ними взаимоотношения, какой формат работы выбрать и чем подрядчик отличается от обычного сотрудника. Безусловно, ваши рабочие процессы и выполнение планов полностью зависят от того, как сработают эти подрядчики. Это касается любого бизнеса. В этой статье рассказываю, какие методы нужно применять, чтобы подрядчики не срывали сроки и качественно выполняли свою работу.
Автоматизация работы с подрядчиками
Людьми нужно управлять. И это справедливо не только в отношении ваших сотрудников. Если вы имеете опыт управления, то прекрасно знаете, что нужно делать. Во-первых, очень точно ставьте задачу. Желательно всегда в письменном виде. Даже если она небольшая и короткая.
У нас есть собственная платформа Business Booster Platform, используем ее для постановки задач и контроля их выполнения. С помощью такого софта вы видите все задачи, которые были поставлены и видите, на каких этапах исполнения они находятся. Но даже если вы не используете подобные платформы, то все равно должны периодически проверять ход выполнения задачи.
Подрядчики моей компании
Мы уже три года постоянно работаем с подрядчиками по YouTube. Они продюсируют, занимаются написанием сценариев, присутствуют на съемках и так далее. После съемок они оптимизируют ролик, создают превью, делают название и публикуют ролик вместе с описанием внизу. Всем этим полностью занимаются они. За годы работы эти подрядчики стали очень лояльны к нам, приобрели наши услуги. Теперь работать с ними стало комфортнее и продуктивнее, потому что они глубже понимают меня. У них с нами уже одна картина мира, и это сильно помогает в работе.
Совет для тех, кто работает с подрядчиками
Всегда создавайте чаты под проект, в котором присутствуют подрядчики. Допустим, у нас есть чат по YouTube, где присутствуют абсолютно все подрядчики, которые задействованы в процессе. Там основатели компании и project manager, который помогает курировать проект: назначает даты съемок, занимается публикацией роликов, составляет график их выхода, составляет ТЗ на превью к роликам.
Кроме чата проекта, есть еще один отдельный чат по оплатам. Это чат, в котором находится этот же project manager и два бухгалтера. То есть под каждый проект или отдельную задачу должны быть отдельные чаты, где присутствуют все необходимые специалисты. Нужно, чтобы вся команда видела, какие есть договоренности и процессы.
Как добиваться выполнения работы
Это простая истина в отношении управления сотрудниками. С подрядчиками нужно работать так же, как вы работаете с сотрудниками. То есть нужно очень четко, письменно ставить задачи. Убедиться, что задача понята и принята. Делать промежуточный контроль. Точно так же, когда вы заключаете какие-то договора, оговаривать, что будет, если подрядчик не выполнит задачу вовремя, например.
Заключите сервисное соглашение
С каждым подрядчиком нужно заключить сервисное соглашение, в котором вы сразу оговариваете, что будет, если работа не будет предоставлена вовремя или не будет предоставлена качественно. Потому что вы даете им работу и даете обещание своим клиентам. Поэтому должны быть уверены, что подрядчики выполнят эту работу.
Делайте промежуточный контроль
После заключения соглашения вы должны делать промежуточный контроль, время от времени связываясь с подрядчиком и спрашивая, есть ли какие-то сложности, все ли в порядке и когда вы сможете получить результат. Конечно, все это не гарантирует вам 100% дисциплины, но процент выполнения работы подрядчиками вырастет до небес.
Делайте промежуточный контроль, потому что люди могут отвлекаться, не выполнять, забывать, чего-то не понимать и поэтому останавливаться без какого-либо злого умысла. Если вы не будете делать промежуточный контроль и спрашивать, как идет ход выполнения задачи, далеко не все ваши просьбы будут вовремя исполняться. А что более вероятно — мало какие вообще будут. И потом вы столкнетесь с неприятным сюрпризом, когда время пришло, задача не выполнена, а вы срываете важный проект.
Потому что здесь есть еще один простой принцип. Обычно подрядчики не выполняют вовремя заказы потому, что они набирают много подобных задач и в первую очередь отдают их тому, кто от них этого требует.
Проявляйте требовательность
Поэтому вам нужно быть требовательным. Когда вы работаете с подрядчиками, у вас в компании должен быть человек, который отвечает за работу с подрядчиками. С точки зрения компании, именно этот человек делает для вас работу. Он отвечает за выполнение задач в срок, и вам надо до него это донести. Это очень важный момент, потому что довольно часто даже люди не понимают, что в компании должно быть определенное распределение функций. И должен быть конкретный человек, который отвечает за работу с подрядчиком.
Это еще раз подчеркивает важность проработки функциональной оргструктуры таким образом, чтобы было понятно и ясно, кто за что отвечает. Это является первым фундаментальным шагом, чтобы дальше двигаться к светлому и организованному будущему, к которому мы с вами все идем.
Вывод
Эффективное управление подрядчиками критично для успешности бизнеса. Четкое составление задач и их автоматизация обеспечивают прозрачность и контроль над ходом выполнения работ. Лояльность и глубокое понимание между бизнесом и подрядчиками улучшает качество сотрудничества и выводит его на новый уровень продуктивности. Лучшие фишки в работе с подрядчиками — это:
- письменное подтверждение задач;
- созданные по каждому проекту чаты;
- заключение сервисного соглашения;
- промежуточный контроль;
- требовательность.
Эти фишки помогут наладить работу с подрядчиками и уберечь себя от сорванных сроков и недовольных клиентов.
