Если вы просто арендуете стенд на выставке, то часто большинство тонкостей с его установкой интуитивно понятны, ведь выставочные площадки инфраструктурно подготовлены и большинство вопросов уже давно продуманы и решены за вас профессионалами.
Выставочные площадки
Но что делать, если вы стали спонсором происшествия, в рамках которого организатор решил сделать выставку? И о площадке, на которой будет происходить событие, вам ничего не известно.
Для этой ситуации я подобрал несколько советов организаторам, которые на данном этапе не пользуются услугами агентств или участвуют в подобном событии вообще впервые и сразу столкнулись с кучей вопросов:
- Однозначно нужно уточнить размеры предложенного вам места и подтвердить эти цифры, выяснить все о соседях и убедиться, что размеры их стендов не «налезут» на ваш. В 99% случаев точные размеры, указанные на плане, и точные размеры, измеренные рулеткой, не сходятся. А в случае, если застройка будет достаточно плотной, то все планы на монтаже могут пойти кувырком. Поэтому реальность — наше все. И даже если нет возможности самостоятельно приехать на локацию, обязательно запросите фото площадки. Имея фото и здравый смысл, можно измерить пространство в плитках на полу или в других условных размерах.
- Убедитесь в размерах черного входа, проходов и грузовых лифтов. Очень хорошо помню проект в Ривермолл, когда, несмотря на обещания организатора, мы проверили размеры и оказалось, что наш стенд просто не проходит в грузовой лифт, а рассоединять его не было возможности. И хотя мы, конечно, подняли его на верхний этаж, но стоило нам это не только дополнительных расходов, но еще и кучу нервов и ссор.
- Подсчитайте электроэнергию. Очевидно, что если проект имеет 10 стендов, и на каждый из них выделено по 2 кВт пиковой мощности, а площадка рассчитана на 10 кВт, а еще нужно немного на кейтеринг и еще немного на сцену, то будут проблемы. Даже в международном выставочном центре в Берлине мы получили проблемы с электросетью. Хотя там был вопрос не в мощности электросети, а в ее неравномерности. Все равно этот вопрос тоже пришлось решать. И когда ты бегаешь по Берлину в поисках «Выпрямителя тока», начинаешь понимать насколько важно планировать даже такие скрытые детали.
- Запланируйте подстилку под стенд, чтобы не поцарапать пол. Обычно опытные подрядчики знают о таких вещах, потому что уже платили штрафы за поцарапанный пол. А неопытным следует проверить этот момент. Вообще-то, ответственность за вред имущества локации несет организатор ивента, потому что у него договор аренды. Но зачем вообще испытывать все эти проблемы, если можно просто продумать безопасность передвижения стенда при монтаже. И я не говорю уже об ответственности за условия труда.
- Разработайте план монтажа и приезжайте заранее. Вообще, наличие плана уже снимает кучу рисков. И поскольку при монтаже наибольшей ценностью является время, то лучше найти возможность взять его с запасом. Как минимум за день до ивента. Например: “Можно ли мы утром смонтируемся? Там у нас немного”, — звучит очень рискованно. Следует понимать, что участников много, а организатор один, и он точно физически не сможет уделить достаточно внимания каждому. Да, эта ситуация не очень клиентоориентирована, но мы работаем с реальностью. Чем больше вы, как клиент, автономны, тем лучше и эффективнее будет ваш стенд.
- Подумайте о демонтаже. Часто организатор мероприятия в угоду экономии средств на демонтаж закладывает меньше времени. И это логично. Демонтаж может быть и в день мероприятия, например ночью. И еще важно понимать, что когда участники монтируются, они заезжают неравномерно, потому что всегда вылезает какой-нибудь мини форс-мажор, и каждый опаздывает. Так вот, при монтаже большинство демонтируются одномоментно.
- Возьмите/закажите грузчиков. А еще удлинитель, скотч, стяжки, ножницы, аккумулятор. Потому что это любимые вещи многих, чтобы забыть.
И вот вы молодцы все спланировали, все смонтировали, привезли продукцию и рекламные материалы. А что дальше? Надо, чтобы теперь кто-нибудь к вашему стенду подошел, что-то спросил.
Я видел много классных стендов, к которым никто не подходит. Персонал обычно сидит возле них, дремлет или серфит по соцсетям. Или наоборот, людей настолько много, что большинство из них разворачиваются и уходят, потому что им не могут уделить достаточно внимания.
Но это совсем другая история, которая о балансе между вниманием, архитектурой проходимости, функциональностью, скриптами коммуникаций, целесообразностью участия, оценкой количества гостей… Как-то поговорим и о других не менее важных аспектах.
