В меняющемся мире планирования ивентов интуиция и опыт, безусловно, играют немаловажную роль. Однако, чтобы обеспечить постоянный успех и рост, организаторы мероприятий все чаще обращаются к чему-то более значимому, а именно — данным.
Source: EventMB
При эффективном использовании данные могут выявить тенденции, направить стратегии и усовершенствовать опыт проведения ивентов, что приведет к более успешным и прибыльным мерам.
Почему данные важны для организаторов мероприятий
Данные — это гораздо больше, чем просто цифры на экране. Это пульс события, отзывы посетителей, эффективность маркетинговых кампаний и подтверждение окупаемости инвестиций для спонсоров. На самом деле, данные служат компасом, по которому ориентируются современные ивенторы.
Согласно отчету EventMB, более 85% специалистов по организации мероприятий считают, что способность принимать решения на основе данных является ключевым фактором успеха в планировании ивентов. Итак, почему данные становятся стержнем для планирования событий?
- Понимание посетителей: Прошли те времена, когда один размер подходил всем. Современные посетители стремятся к персонализированному опыту. Имея данные, ивенторы могут понять предпочтения посетителей, начиная от выбора меню и заканчивая темами секционных заседаний.
- Эффективное распределение бюджета: Анализируя, какие части мероприятия получили наибольшее привлечение, или на какие было израсходовано наибольшее количество ресурсов, ивенторы могут перераспределить бюджет более эффективно.
- Измерение успеха: количество посетителей, упоминания в социальных сетях или оценки в отзывах — данные предоставляют четкие метрики успеха мероприятия.
На каких типах данных следует сосредоточиться
Несмотря на то, что существует множество данных, не все они одинаково ценны. Для организаторов ивентов существует несколько ключевых наборов данных, на которых следует сосредоточиться:
- Регистрационные данные: Сюда входит информация о том, кто участвует в мероприятии, от какой компании, его должность и т.д. Такие данные могут помочь персонализировать впечатления от инвента.
- Сбор фидбека: Опросы после мероприятия показывают, что понравилось посетителям, а что нет, и чего они ожидают в следующий раз.
- Показатели вовлеченности: Отслеживание того, какие сессии имели наибольшую посещаемость или какие стенды были наиболее популярны, может дать представление о предпочтениях аудитории.
- Аналитика социальных сетей: Упоминания, посты и комментарии о событии на социальных платформах могут дать представление об охвате и взаимодействии.
- Аналитика веб-сайтов: Количество просмотров страниц, время, проведенное на сайте мероприятия и показатели отказов на странице продажи билетов могут свидетельствовать об эффективности вашего маркетинга.
Преобразование данных в решения
Просто собрать данные недостаточно. Решения принимаются на основе их интерпретации. Вот как организаторы мероприятий могут использовать силу данных:
- Сегментация: Используйте регистрационные данные для сегментации посетителей. Если значительная часть из них представляет определенную область, подумайте об адаптации контента для этой аудитории. Это поможет вашей маркетинговой команде получить лучшее представление о том, кто взаимодействует с вашим продуктом/событиями, а кто нуждается в большем внимании.
- Обратная связь: Не ждите окончания мероприятия, чтобы собрать отзывы. Используйте опрос в режиме реального времени во время сессий, чтобы оценить заинтересованность и внести коррективы сразу же.
- Прогностический анализ: На основе прошлых событий попытайтесь спрогнозировать будущие тенденции. Если определенный спикер или тема имели огромный успех в прошлом году, подумайте о том, чтобы вернуть их. Или проведите исследования в Интернете, чтобы собрать популярные тренды или темы в ивент-пространстве, которые отвечают интересам вашей аудитории.
- Маркетинговые решения: Если аналитика веб-сайта показывает, что большинство посетителей узнают о вашем событии через социальные сети, имеет смысл увеличить расходы на рекламу в них. Просмотрите свои отчеты, чтобы узнать, откуда приходит большинство посетителей и как они вас находят.
Вызовы для принятия решений на основе данных
Принятие решений на основе данных не лишено проблем:
- Перегрузка: Имея под рукой множество показателей, легко почувствовать себя перегруженным. Главное — сосредоточиться на данных, которые отвечают целям вашего мероприятия. Если основной целью является нетворкинг, сосредоточьтесь на таких показателях как установленные связи между участниками или количество запланированных встреч.
- Беспокойство относительно конфиденциальности: Убедитесь, что сбор данных соответствует законодательству. Четко донесите участникам, для чего будут использованы данные.
- Хранилища данных: часто данные из разных источников (например, билетных платформ, приложений для мероприятий и инструментов обратной связи) хранятся отдельно. Использование интегрированного программного обеспечения для управления мероприятиями может консолидировать эти данные, предоставляя целостное представление.
Популярное программное обеспечение для ивент-аналитики
Организаторы мероприятий могут использовать различные программные решения для сбора аналитики и данных о своих мероприятиях. Вот некоторые наиболее популярные варианты:
Purplepass
Purplepass — Прежде всего, это платформа для продажи билетов, которая предоставляет аналитику, связанные с этими продажами, демографией, дистрибуцией, промокодами, типами приобретенных билетов и т.д.
Cvent
Cvent — Платформа для управления событиями, которая предлагает детальную аналитику о посетителях, мероприятиях, сессиях и многое другого.
Bizzabo
Bizzabo — Предоставляет информацию о продаже билетов, привлечении посетителей и других важных показателях, помогая организаторам мероприятий повысить рентабельность инвестиций
Hubilo
Hubilo — Предлагает виртуальный хостинг событий с аналитикой поведения посетителей, аналитикой сессий и показателями вовлеченности.
Splash
Splash — Прекрасно подходит для маркетинга событий и предлагает инструменты аналитики для мониторинга ответов на приглашения, регистраций и вовлеченности.
Attendify
Attendify — В фокусе — аналитика привлечения посетителей, включая поведение в мобильных приложениях, посещение сессий и отзывы.
Whova
Whova — Предоставляет инструменты для нетворкинга посетителей, а также детальную аналитику относительно привлечения, посещаемости и популярности сессий.
Выбирая программное решение, сначала определите свои конкретные потребности (например, аналитика регистрации, привлечение посетителей, отслеживание сессий и т.п.), а затем выберите платформу, которая лучше всего отвечает этим требованиям.
В заключение: данные бесценны для организаторов событий. И хотя человеческий фактор всегда будет незаменим в планировании ивентов, данные предлагают дорожную карту, которая наталкивает на более обоснованные решения, приводят к большей удовлетворенности посетителей и, наконец, к более успешным мероприятиям.
В эпоху цифровой трансформации, если не использовать силу данных, организаторы событий могут не добиться успеха. Собирая, анализируя и оперируя соответствующими данными, ивенторы будут оставаться на шаг впереди, гарантируя, что их события запомнятся, будут впечатляющими и будут иметь резонанс среди целевой аудитории.
