Топ-7 порад для власника стенда на виставці: очевидних і не дуже

Якщо ви просто орендуєте стенд на виставці, то часто більшість тонкощів з його установкою є інтуїтивно зрозумілими, адже виставкові майданчики інфраструктурно підготовлені й більшість питань вже давно продумані та вирішені за вас професіоналами.

Виставкові майданчики

Але що робити, якщо ви стали спонсором події, в рамках якої організатор вирішив зробити виставку? І про майданчик, на якому буде відбуватися подія, вам нічого невідомо.

Для цієї ситуації я підібрав кілька порад організаторам, які на даному етапі не користуються послугами агенцій, або беруть участь в подібній події взагалі вперше і відразу зіткнулися з купою питань:

1. Однозначно потрібно уточнити розміри місця, яке вам запропонували, і підтвердити ці цифри, з’ясувати все про сусідів і впевнитись, що розміри їх стендів не “налізуть” на ваш. В 99% випадків точні розміри, вказані на плані, і точні розміри, виміряні рулеткою, не сходяться. А у випадку, якщо забудова буде досить щільною, то всі плани на монтажі можуть піти шкереберть. Тому реальність – наше все. І навіть якщо не має можливості самостійно приїхати на локацію, обов’язково запросіть фото майданчика. Маючи фото та здоровий глузд, можна виміряти простір в плитках на підлозі, чи в інших умовних розмірах.
2. Переконайтесь в розмірах чорного входу, проходів та вантажних ліфтів. Дуже гарно пам’ятаю проєкт в “Рівермолл”, коли, не дивлячись на обіцянки організатора, ми перевірили розміри й виявилось, що наш стенд просто не проходить у вантажний ліфт, а розпиляти його не було можливості. І хоч ми, звичайно, підняли його на верхній поверх, але коштувало нам це не тільки додаткових витрат, а ще й купу нервів і сварок.
3. Порахуйте електроенергію. Вочевидь, що якщо проєкт має 10 стендів, і на кожен з них виділено по 2 кВт пікової потужності, а майданчик розрахований на 10 кВт, а ще треба трошки на кейтеринг, і ще трошки на сцену, то будуть проблеми. Навіть в міжнародному виставковому центрі в Берліні ми отримали проблеми з електромережею. Хоча там було питання не в потужності електромережі, а в її нерівномірності. Все одно це питання також прийшлось вирішувати. І коли ти бігаєш Берліном у пошуках “Випрямляча струму”, починаєш розуміти наскільки важливо планувати навіть такі приховані деталі.
4. Заплануйте підстилку під стенд, щоб не подряпати підлогу. Зазвичай досвідчені підрядники  знають про такі речі, тому що вже сплачували штрафи за пошкрябану підлогу. А недосвідченим варто перевірити цей момент. Взагалі то, відповідальність за шкоду майна локації несе організатор Заходу, тому що в нього договір оренди. Але навіщо взагалі мати всі ці проблеми, якщо можна просто продумати безпечність пересування стенда при монтажі. І я не кажу вже про відповідальність за умови праці.
5. Розробіть план монтажу, і приїжджайте заздалегідь. Взагалі наявність плану вже знімає купу ризиків. І оскільки під час монтажу найбільшою цінністю є час, то краще знайти можливість взяти його із запасом. Як мінімум за день до Заходу. Наприклад: “Можна ми вранці змонтуємось? Там в нас небагато”, – звучить ну дуже ризиковано. Потрібно розуміти, що учасників багато, а організатор один, і він точно фізично не зможе приділити достатньо уваги кожному. Так, ця ситуація не дуже клієнтоорієнтована, але ж ми працюємо з реальністю. Чим більше ви, як клієнт, автономні, тим кращим і ефективнішим буде ваш стенд.
6. Подумайте про демонтаж. Часто організатор Заходу, на догоду економії коштів, на демонтаж закладає менше часу. І це логічно. Демонтаж може бути й в день Заходу, наприклад, вночі. І ще важливо розуміти, що коли учасники монтуються, вони заїжджають нерівномірно, тому що завжди вилазить якийсь міні форс-мажор, і кожен спізнюється. Так от, під час монтажу більшість демонтується одномоментно.
7. Візьміть/замовте вантажників. А ще подовжувач, скотч, стяжки, ножиці, акумулятор. Тому що це улюблені речі багатьох, щоб забути.

І от ви молодці, все спланували, все змонтували, привезли продукцію та рекламні матеріали. А що далі? Треба, щоб тепер хтось до вашого стенда підійшов, щось запитав.

Я бачив багато класних стендів, до яких ніхто не підходить. Персонал звичайно сидить коло них, дрімає або серфить по соцмережах. Або навпаки, людей настільки багато, що більшість із них розвертаються і йде, тому що  їм не можуть приділити достатньо уваги.

Та це зовсім інша історія, яка про баланс між увагою, архітектурою прохідності, функціональністю, скриптами комунікацій, доцільністю участі, оцінкою кількості гостей… Якось поговоримо і про інші не менш важливі аспекти.