Прочитав дослідження, що проводила американська компанія FlexJobs. Вони заміряли ефективність працівників на віддаленій роботі, і показник становив рекордно низькі 40%. Звісно, всі хапаються за голову, щоб розв’язати цю проблему. Хочу поділитися досвідом нашої компанії та розповісти про три принципи, які допомагають нам досягати ефективності.
Чому падає продуктивність
Головна причина падіння ефективності проста. В умовах офісної роботи керівники звикли керувати «очима». Вони бачать, чим зараз зайняті співробітники, напружені вони або розслаблені. Виходячи з цього, вони або не чіпають залучених до роботи співробітників, або починають віддавати розпорядження тим, що нудьгують. Тобто орієнтуються на те, що відбувається навколо.
На віддаленій роботі такий підхід не працює, адже начальник не бачить, чим зайняті його підлеглі. Найстрашніше, що співробітники звикли до постійного контролю з боку керівника: що в потрібний момент він дасть поштовх, встановить пріоритети. Але керувати лише за рахунок здорового глузду та природної спостережливості — неправильний підхід, адже якщо можливість спостерігати зникає, то керувати людьми стає неможливо.
Принцип №1
Складання планів
Співробітник повинен мати конкретний список завдань, який потрібно виконати за тиждень. Без цього керівнику доводиться буквально стояти у підлеглого за спиною та керувати кожним кроком.
З планування має починатися кожен робочий тиждень. Важливий момент: співробітник має сам складати план, самостійно приймати рішення. Далі керівник перевіряє список завдань та, якщо необхідно, вносить коригування. Людям подобається робити те, що вони вирішили. План, складений самим співробітником, виконуватиметься з більшим задоволенням.
Без мікроменеджменту
Так, все передбачити не можна: про щось співробітник забуде, щось прилетить несподівано. Але, якщо є ця основа, вона забезпечить продуктивну роботу. Оскільки будуть позапланові завдання, потрібно планувати на 35 годин на тиждень. Це буде реалістичний список завдань, які потрібно виконати. Плани на 40 годин непродуктивні, співробітник все одно не зробить всі завдання, причому проґавить усі пріоритетні.
План має бути орієнтований на отримання результатів, закриття проєктів. За його наявності керівник може лише час від часу перевіряти хід виконання, а співробітник не чекатиме на черговий поштовх, а сам перейде до виконання наступного завдання.
Принцип №2
Регулярні координації
Будь-який керівник повинен регулярно спілкуватися зі своїми підлеглими, навіть якщо їх лише двоє чи троє. На початку тижня має бути координація, на якій розглядаються та схвалюються плани. І бажано щодня збиратися на 15 хвилин і робити апдейт, з’ясовуючи хід виконання завдань.
Наради з увімкненою камерою
Наради необхідні, і час на них бажано заздалегідь узгоджувати. Зважаючи на те, що ми говоримо про віддалену роботу, зустрічі проводяться через Zoom. У моїй компанії є вимога: всі учасники координацій повинні включати камери. Це мотивує співробітників підтримувати професійний зовнішній вигляд і упорядковувати себе.
Повірте, навіть у нашій компанії, яка добре організована, наради без камери перетворювалися на справжній кошмар. Коли спікер не бачить очі колег, їхню живу реакцію, то це демотивує, здається, що розмовляєш із порожнечею. Крім того, людина думає, що її взагалі не слухають. Адже, якщо не включено камеру, як дізнатися, чи справді колега на робочому місці?
Тому обов’язкові умови включати камери та робити запис усіх нарад. Це дуже дисциплінує працівників.
Принцип №3
Контроль
Людей завжди щось відриває від роботи та це нормально. Робота вдома розслаблює, є безліч факторів, що відволікають: телевізор, сім’я, домашні тварини — все що завгодно.
Коли людина довгий час працювала в офісі, а потім перейшла на віддалену роботу, її близькі не встигають сформувати правильне ставлення до цього. До того ж багато жителів країн СНД мешкають у невеликих квартирах, де немає окремої кімнати, щоб обладнати кабінет. Компанія повинна протистояти відволікаючим факторам, і ефективний спосіб — контроль того, що співробітник робить вдома.
Чому це важливо
Людина працює на вас, ви платите їй за робочий час та виконання завдань, а тому маєте право знати та контролювати, що саме вона робить. У моїй компанії для цього використовується програмне забезпечення Time Doctor (але взагалі аналогічних програм багато). Time Doctor трекає час; сам співробітник фіксує, над якими завданнями буде працювати протягом робочого дня. Крім того, програма робить знімки екрана. Для кожного нашого співробітника використання Time Doctor є обов’язковою умовою роботи.
Коли програма стоїть на паузі або вимкнена, вона не робить скріншоти. Це дозволяє людям проводити чітку межу між роботою та особистим життям. Крім того, програма через 3-7 хвилин бездіяльності надсилає повідомлення, наприклад, якщо людина дивиться відео, але не клацає мишкою. Якщо на повідомлення не буде реакції, то програма поставить на паузу робочий час. І вам як роботодавцю не доведеться платити зарплату за час, коли працівник займається особистими справами.
Висновок
Щоб ефективність співробітників на віддаленій роботі не падала, керівник повинен застосовувати інструменти управління, адже орієнтуватися лише на свої спостереження, як в офісі, на віддаленні неможливо. Для цього введіть такий інструмент як щотижневе планування. Нехай підлеглі самі складають списки завдань, а ви коригуйте їх за потреби. Також слідкуйте за ходом виконання планів, проводячи щоденні координації.
Якщо ви не використовуєте програми з відстеження часу, то співробітники займатимуться будь-чим, тільки не робочими завданнями. А ви будете ставити собі питання, чому результати настільки сильно впали. Навіть якщо ви застосуєте лише третій принцип, це вже відчутно збільшить ефективність роботи на віддаленні.
