До написання цієї статті мене надихнула репліка одного з наших потенційних клієнтів — і, на щастя, це стосувалося не нас. Власник бізнесу вичитував своїх підлеглих, не розуміючи доцільності найму івент-агенції. Цитую основну тезу: «Навіщо нам оплачувати послуги агенції, яка просто домовляється про оренду зали та привозить колонку?»
Олексій Куліков
Це типова позиція багатьох клієнтів: і корпоративних, і приватних, і державних. І часто таке ставлення є цілком обґрунтованим. Але спробуймо розібратися в причинах. Адже в нашому світі вузьких спеціалізацій існує таке поняття, як профільна експертиза. І саме від цієї специфіки часто залежить фінальний результат.
Є агенції, які спеціалізуються на організації концертів і турів; є ті, що роблять дитячі свята; є агенції, які проводять PR-заходи із величезним охопленням медіа; є такі, де краще вдаються конференції чи освітні події, а є ті, що займаються букінгом артистів… І всі вони називають себе івент-агенціями.
Якщо ти (наш шановний та улюблений клієнт) замовляєш корпоратив у PR-агенції, будь певен: тобі зроблять гарну медійну підтримку. А якщо звернувся до MICE-агенції — то, швидше за все, отримаєш чудовий готель.
Кожна з агенцій на чомусь спеціалізується, і в кожної є свій тип мислення. Це, як спілкуватися з лікарями щодо хвороби: хірург скаже, що потрібно різати, а терапевт порадить випити пігулку — і тоді «само відпаде».
Спробую розширити погляд на класифікацію заходів.
Їх існує величезна кількість. Для спрощення візьму класифікацію за версією Джо Голдблатта (Joe Goldblatt).
За функціональною ознакою:
- Культурні: фестивалі, концерти, театральні вистави, виставки, обряди.
- Ділові (MICE): конференції, конгреси, наради, бізнес-форуми, виставки.
- Освітні: лекції, семінари, тренінги, майстер-класи, воркшопи.
- Розважальні: шоу, вечірки, гала-концерти, клубні заходи.
- Соціальні: весілля, дні народження, сімейні події, церемонії.
- Політичні / державні: паради, офіційні прийоми, мітинги, урочистості.
- Спортивні: змагання, турніри, марафони, показові виступи.
Здавалося б, до кожного з цих заходів застосовується проєктний підхід, а інструментарій є схожим і базується на плануванні, організації, координації та контролі. Проте є нюанс.
Цей нюанс полягає у способі мислення, знанні специфіки та розумінні пріоритетності.
Пам’ятаю, як здобував ці знання на власній шкурі. Наприклад, я завжди дивувався: чому на концертах такий дивний підхід до гостей? Адже на корпоративному святі чи бізнес-заході гостю приділяють максимум уваги: продумують його логістику, вітання, запрошення, стежать за його реакцією. А от на концертах у кращому разі просто не переплутають твій квиток.
І ось, коли ми організували перший концерт, усе стало на свої місця. Річ у тім, що на концерті гість має дещо інший пріоритет важливості, оскільки він уже придбав квиток. А от, скажімо, на презентації нового автомобіля — гість цю машину ще не купив.
На концерті ти як організатор робиш акцент на рекламу та контент артиста, бо тобі важливо продати залу. А якщо повернутися до презентації автомобіля, то тут фокус саме на гості, який прийшов. Адже свою покупку він ще не здійснив, а автомобіль потрібно продати.
Повернімося до того, що кожен івент має свою специфіку, свої цілі, свої завдання та критерії ефективності. Перефразую класика:
Не бійтесь заглядати ви у бриф: це пишний яр, а не сумне провалля…
А в брифі, наш шановний та улюблений клієнте, пишіть про те, чого плануєте досягти, використовуючи такий інструмент, як івент, а не про те, що ви робили минулого року.
Івент-агенції не просто замовляють майданчики та привозять колонку — вони розуміють, як найкраще використати інструментарій заходу для виконання ваших завдань. Ми знаємо, як створити емоції, як підкреслити важливі меседжі, як ефективно керувати масами людей, як гарантувати їхню безпеку та забезпечити гарний настрій.
Ми знаємо, що і коли «накреативити», аби вирішити ваші завдання.
А якщо висловлюватися словами того самого потенційного клієнта з початку цього матеріалу…
Ми знаємо, які локації вам підійдуть найкраще, бо ми вже там щось організовували; знаємо, якому «дяді Колі» потрібно посміхнутись, щоб увімкнули вантажний ліфт; і знаємо, що 1000 осіб не влізе туди, де пишуть, що влізе.
Знаємо, де потрібно довозити «колонку», а де вистачить того, що є. Знаємо, для яких цілей ця «колонка» потрібна, і знаємо, хто зробить це краще за співвідношенням час/ціна/якість.
Так, є вузькоспеціалізовані івент-агенції, а є досвідчені — ті, що мають досвід усіх видів заходів. Є креативні, є технічні, є такі, що швидко вчаться і взагалі не бояться нічого нового.
Важливо описати очікуваний результат, адже який шлях до цього обрати — ми знаємо. А от якщо ви дійсно самі знаєте: що, де, як, коли, хто і чому — то ви і є ця сама івент-агенція.
Івент — це живий організм, а не конструктор із фіксованих деталей. У ньому немає універсальних рішень, які підходять усім. Є лише ті, що працюють саме для вас тут і зараз. І завдання професійної агенції — не просто виконати замовлення, а знайти той єдиний сценарій, де ваші цілі, бюджет та емоції гостей зійдуться в ідеальній точці.
Це синергія між вашим розумінням “навіщо” і професійним баченням “як”. Коли клієнт чітко формулює мету, а організатор отримує свободу обирати інструменти для її досягнення — саме тоді народжуються події, про які згадують як про досвід, що змінює ставлення та працює на результат.
