Вместе с юристом, координатором подкомитета по вопросам ЭДО и электронных доверительных услуг ИКТ комитета СУП Кристиной Венгриняк, мы попытались разобраться, какие услуги для бизнеса уже доступны онлайн.
Электронная подпись
Бизнес начинается с идеи, а онлайн-регистрация бизнеса — с получения электронной подписи. Для того, чтобы зарегистрировать предприятие или субъекта предпринимательской деятельности — физическое лицо предпринимателя, не выходя из дома, необходима квалифицированная электронная подпись (КЭП). Доверительный список квалифицированных поставщиков электронных доверительных услуг (раньше их называли АЦСК), у которых можно ее получить, находится на сайте Центрального удостоверяющего органа.
Еще один формат квалифицированной цифровой подписи — Mobile ID, которую можно получить у одного из операторов мобильной связи: Киевстар, Vodafone или Lifecell. В этом случае, дополнительные устройства для хранения КЭП не нужны — цифровая подпись будет всегда при вас на SIM-карте смартфона. Фактически, Mobile ID — это технология, которая позволяет записать КЭП на специальную SIM-карту.
Подать заявку на получение КЭП/Mobile ID можно онлайн, но чтобы получить ее впервые, надо пройти процедуру идентификации личности. Так что без визита в офис компании-поставщика услуг не обойтись. В случае, если вы уже прошли процедуру идентификации при открытии банковского счета, КЭП можно сформировать и загрузить дистанционно, используя Bank ID. Действительной цифровая подпись будет один, максимум два года.
«Если вы открыли ФЛП онлайн, то подписывать документы вновь созданного субъекта предпринимательской деятельности можно с помощью электронной подписи, которую вы получили перед регистрацией ФЛП. Если же вы, как физлицо, зарегистрировали Общество с ограниченной ответственностью (ООО) и являетесь его руководителем, то необходимо будет получить новую электронную подпись на выполнение полномочий руководителя ООО и этой подписью подписывать документы, которые касаются выполнения ваших должностных обязанностей в этом ООО. В сертификате такой КЭП будут указаны реквизиты предприятия и должность подписанта. Поэтому в данном случае, без личного визита к субъекту предоставления электронных доверительных услуг не обойтись, так как до этого вы не были нигде идентифицированы как представитель этого юрлица».
Регистрация предприятия
Если вы хотите зарегистрировать ФЛП, то это легко можно сделать онлайн на сайтах «Урядового порталу» или «Дiя». Регистрация занимает около 20 минут и совершенно бесплатна. Рассмотрение документов происходит в течение 24 часов в рабочие дни.
Теоретически, ООО также можно зарегистрировать онлайн на указанных выше сайтах, но эта услуга пока еще находится на этапе бета-тестирования. Зарегистрировать ООО можно на сайте «Дiя» или Он-лайн будинок юстиції. На последнем портале более подробно описано, что означает режим бета-тестирования сервиса. Там есть свои нюансы. Один из них — вероятность увидеть на экране магические цифры «404» довольно высока.
«Кроме того, ООО можно зарегистрировать только на основании модельного устава, — говорит Кристина. — Он утвержден Кабинетом министров Украины и его нельзя менять. При регистрации ООО онлайн, можно разве что выбрать опции, которые позволяют корректировать устав, исходя из задач и рода деятельности компании. Если же типовой устав вам не подходит, придется лично идти к регистратору и подавать заявку».
Стоит также помнить о том, что многие онлайн-услуги — не полностью автоматизированы. Занесение данных из них в реестры происходит иногда в ручном режиме. Так что существует вероятность влияния человеческого фактора и, как следствие, возникновения ошибки. Прецеденты были.
Взаимоотношения с налоговой
Как бы странно это не звучало, но с налоговой — все просто. При онлайн регистрации ФЛП есть опция, что данные автоматически будут направлены в налоговую, статистику и можно сразу подать заявление на упрощенную систему налогообложения. Иначе придется посетить налоговую лично.
Для субъектов хозяйствования, взаимоотношения с налоговой (кроме проверок) давно переведены в онлайн. Кроме того, недавно для ФЛП отменили «Книгу учета доходов и затрат», что также является уходом от бумажной волокиты. Но пока все работают по старинке, поскольку открытым остаётся вопрос, как в таком случае учитывать доходы и расходы.
Документооборот с контрагентами
Независимо от того, ФЛП у вас или ООО, организовать обмен электронными документами с контрагентами можно быстро, легко и никуда ходить для этого не надо. Главное, чтобы у подписанта была КЭП. Электронные документы, содержащие все необходимые реквизиты имеют такую же юридическую силу, что и их бумажные аналоги. При этом стоимость ведения бумажного документооборота в разы дороже, чем электронный документооборот. Отправка одного документа почтой стоит минимум 10 гривен, а курьером ещё больше. И это не считая расходов на бумагу и печать. Стоимость создания и отправки одного электронного документа колеблется в районе одной гривны.
Отечественных систем электронного документооборота на рынке достаточно, по функционалу они похожи. Это — веб решения, которые не требуют установки дополнительного софта. При выборе провайдера следует обратить внимание на уровень защиты данных, удобство интерфейса, качество техподдержки и дополнительные функции, которые отличают конкретное решение. К примеру, у системы внешнего электронного документооборота Deals от Intecracy Deals есть приложение для смартфона и возможность пользоваться не только онлайн, но и онсайт решением. Последнее может заинтересовать средний и крупный бизнес, так как в этом варианте возможна кастомизация, развертывание системы на сервере заказчика и брендирование.
Кристина Венгриняк: «Очень многие привыкли к бумаге и не хотели перестраиваться, но весь этот карантин и удаленная работа заставили людей пересмотреть свое отношение к ЭДО. Для компаний очень дорого содержать офисы, платить аренду. Многие сотрудники могут работать из дома и компании при этом экономят деньги. Как показывает практика и статистика, это — более эффективно. Понятное дело, бизнес сейчас будет пересматривать подход к организации своей работы. Поэтому системы электронного документа и управления бизнес-процессами будут совершенствоваться приобретать все большую популярность. Нынешняя ситуация показывает, что они жизненно важны для бизнеса».
Лицензии и разрешения
Для занятия разными видами деятельности необходимо получать разнообразные разрешения и лицензии. Многие документы можно заказать онлайн и некоторые из них получить даже подписанными КЭП. Но необходимо учитывать то, в какую инстанцию они будут подаваться и принимают ли их там в электронном виде. Справку об отсутствии судимости, к примеру, можно получить онлайн, но не везде ее можно предъявить в электронном виде.
Кристина Венгриняк: «На Едином государственном портале административных услуг можно получать лицензии на перевозки и торговлю разными группами товаров, разрешения на импорт и экспорт товаров и так далее. Портал Онлайн будинок юстиции будет полезен, если необходимо в электронном формате получить информацию из реестров, разнообразные документы, админуслуги, лицензии. Кроме того, там можно подавать отчеты. Недавно запустили Электронный кабинет заказчика строительства. Перед началом строительных работ необходимо отсылать уведомления, заполнять декларации, получать разрешения. Очень многие из этих документов уже можно оформлять и получать онлайн, что удобно для бизнеса, поскольку раньше в этой сфере были большие проблемы с бюрократией. Сейчас многие из подобных документы можно оформлять автоматически (если не ведуться тех работы)».
Министерства инфраструктуры в начале 2020 года появился Транспортный портал электронных услуг, на котором можно оформлять онлайн лицензии и разрешения для перевозчиков. Таможенные декларации, ЭТН (Электронная товарно- транспортная накладная) тоже оформляются онлайн. Этот проект пока работает в тестовом режиме и один из четырех экземпляров накладной пока все равно надо распечатывать на бумаге. Когда перевозчик везет груз, у него есть перечень бумажных документов, которые ему необходимо иметь на руках.
Кроме того, весной 2020 года на портале появился сервис DocsET — отраслевая система электронного документооборота с контрагентами. Она была разработана на базе упомянутой выше системы Deals.
Заключение
Итого, по ФЛП все просто. Зарегистрировать и вести бизнес можно почти не выходя из дома. Если речь идет о более крупном предприятии, то все несколько сложнее. Многие услуги переведены онлайн, но надо учитывать тот факт, что некоторые из этих сервисов работают в тестовом режиме. То есть документы оформляются в основном на бумаге, но предусмотрена возможность оформления и в электронном формате. Кроме того, не во всех инстанциях принимают электронные документы, даже если они юридически значимы. Не все переведено в цифру, не все диджитализировано, но какими-то процессами уже можно управлять дистанционно.
