У командній роботі ситуація, коли співробітник не зрозумів задачу з першого разу, — абсолютно нормальна. Це не сигнал слабкої компетентності й не привід нервувати. Найчастіше причина набагато простіша: інформація була передана уривками, без контексту або без чітких очікувань.
Делегування. Credit: depositphotos.com
У моїй практиці менеджменту та наставництва я майже не бачу ситуацій, де корінь проблеми — у людині. Натомість у 90% випадків проблема — у способі постановки задачі.
Чому завдання «втрачається» по дорозі
Непорозуміння рідко виникає через некомпетентність. Частіше це — різниця контекстів. Особливо в командах, де працюють спеціалісти з різним досвідом.
Найтиповіші причини:
- інформація розкидана по каналах — чат, голосові, дзвінки;
- менеджер мислить результатом, але не проговорює очікування;
- перенавантаження завданнями — нюанси просто губляться;
- співробітник боїться звучати «недосвідчено», тому не ставить уточнення;
- термінологія зрозуміла менеджеру, але не команді.
І все це не про «хтось неуважний», а про робочі процеси, які можна швидко виправити.
Як менеджеру реагувати в моменті
Правильна реакція економить години, а інколи й тижні роботи. Головне — не шукати винного, а повернути команду в єдине поле розуміння.
Корисні запитання:
- «Давай звіримося: яким ти бачиш результат?»
- «Що я могла пояснити нечітко?»
- «Що саме здалося незрозумілим?»
Так розмова перестає бути особистою («ти не так зробив») і стає процесною («погляньмо, що ми пропустили»). Це знімає напругу й зміцнює довіру.
Чому це важливо бізнесу
У маркетингових і продуктових командах погана постановка задачі напряму впливає на:
- time-to-market;
- кількість циклів «правки → уточнення»;
- навантаження менеджера;
- вартість координації;
- швидкість ухвалення рішень.
Ясність — це фактор, що економить бюджети й підвищує якість результату без додаткових ресурсів.
Як покращити делегування: робочий алгоритм
1. Контекст
Одне коротке речення про «навіщо» часто вирішує половину проблем. «Робимо це, щоб…»
2. Очікуваний результат
Не абстракція — а чіткість: який формат, для кого, у якому тоні, з яким акцентом.
3. Межі та обмеження
Що людина вирішує сама, що має погодити, які є дедлайни та залежності.
4. Пріоритетність
Де саме ця задача у черзі важливості. Це критично в командах, які ведуть кілька напрямів одночасно.
5. Перевірка розуміння
Коротка і безоцінкова: «Щоб ми точно співпали в розумінні, як ти це сформулюєш?»
Це просте питання скорочує кількість правок на 30–40%.
Як пояснювати задачі лідам, джунам і топам (і чому це важливо враховувати в делегуванні)
1. Джуни (Junior)
Джунам не бракує бажання — їм бракує контексту. Тому головний принцип: максимум ясності, мінімум припущень.
Що потрібно джуну:
- чіткий контекст: «навіщо це робимо»;
- конкретний формат результату — приклад або шаблон;
- межі відповідальності: що вирішує сам, а що — ні;
- мікроперевірки розуміння.
Чому так: Джун ще не бачить зв’язків між задачами, тому легко губить суть, якщо її не проговорити прямо. Тут працює формула «говори простіше, ніж здається потрібно».
2. Міди/ліди (Middle / Lead)
Міди й ліди часто розуміють «як», але можуть не бачити ширшого бізнес-контексту, якщо його не озвучити.
Їм важливо:
- стратегічне «навіщо», не деталі;
- чіткі критерії успіху, але без контролю кожного кроку;
- свобода у виборі підходу;
- розуміння пріоритетів у загальній картині.
Чому так: Фахівець середнього рівня вже сам здатен обрати інструменти й методи, але потребує опорних точок, щоб не піти «глибоко, але не туди».
3. Топи (Head, C-level)
Топам не потрібно пояснювати «як». Їм потрібно пояснити рамки гри.
Що важливо топу:
- контекст бізнес-рішення: що впливає на бренд / гроші / швидкість;
- обмеження: бюджет, ризики, дедлайни;
- формат «хочу отримати Х до дати Y»;
- прозора логіка: чому рішення важливе саме зараз.
Чому так: Топ мислить системно й стратегічно. Якщо дати забагато деталей, вони заважатимуть. Якщо не дати рамок, рішення буде іншим, ніж очікував менеджер.
Як це пов’язано з делегуванням із першого разу
Одну й ту саму задачу різні рівні розуміють по-різному. Тому помилка багатьох менеджерів у тому, що вони делегують одним і тим самим способом для всіх.
Ось просте правило, яке рятує:
- Джуну — детальну інструкцію.
- Міду/ліду — чіткі критерії успіху.
- Топу — контекст і рамки.
Якщо це враховувати, кількість «не зрозумів із першого разу» падає майже до нуля незалежно від того, хто перед вами.
Кейс із практики: історія моєї учениці
Одна з моїх учениць керує невеликою маркетинг-командою. Вона делегувала SMM-фахівчині підготовку серії постів для запуску продукту. На словах пояснила концепцію і тон, але в трьох різних каналах: частину — в чаті, частину — голосовим, частину — на зустрічі.
У результаті тексти вийшли красивими, але зовсім в іншому стилі: більш інформативними, менш емоційними. Учениця спершу подумала, що спеціалістка «не відчула бренд».
Під час розбору з’ясувалось:
- тон не був озвучений (теплий, без пафосу і «мотивашок»);
- не було контексту, для якої аудиторії пишемо;
- не було ключового меседжу: показати експертність, а не надихати;
- не було перевірки розуміння.
Після цього вона змінила процес: короткий контекст → чіткий результат → пріоритет → фінальна звірка.
Через два тижні вона відписала мені: правок майже не стало, команда почала ставити уточнення, а контент вирівнявся за якістю.
Висновок
«Не зрозумів із першого разу» не говорить про слабкість співробітника. Це про те, наскільки зрозуміло працює процес.
Ясність — це навичка, яка прокачується швидше, ніж здається. Достатньо взяти базову формулу: контекст → результат → межі → пріоритет → перевірка розуміння.
Коли команда звикає уточнювати, а менеджер — пояснювати, непорозуміння не накопичуються. Замість цього з’являється швидкість, передбачуваність і робота «з першого разу», але вже як наслідок правильно налаштованого процесу.
