Сакцентируемся для начала на “зарабатывать больше”. Финансовое планирование — очень важно, особенно при работе со штатными сотрудниками. Зачастую, компании, офисы которых базируются в крупных городах, просто теряют деньги.
На чем?
- На высокой конкурентной оплате труда сотрудников;
- На недешевой стоимости аренды и обслуживания офиса;
- На дополнительных тратах, вроде покупки и обслуживания кофемашины (а какой уважающий себя специалист будет работать в офисе без кофемашины?).
И сама проблема очень банальная: руководители просто не умеют считать. Из-за этого, часть проектов вообще не приносит прибыль, а некоторые сотрудники не отрабатывают даже свою зарплату.
Если такая ситуация вам знакома — поздравляем! В этой статье мы поделимся одним из эффективных решений этой проблемы — создание удаленного офиса в регионе.
Какие сложности возникают при создании удаленного офиса?
Основные сложности:
- Финансовое планирование
- Поиск удаленных специалистов;
- Контроль работы удаленных специалистов;
- Управление офисом и работниками.
Давайте разберемся, какие подводные камни будут ждать предпринимателей и как заранее подготовиться к открытию удаленного офиса в регионе.
Финансовое планирование
В первую очередь, удаленные офисы создаются для того, чтобы оптимизировать затраты компании на оплату труда сотрудников.
Перед тем, как начинать поиск специалистов, предпринимателю стоит рассчитать, насколько выгодно это будет для компании.
Во-первых, стоит учесть, что для офиса понадобится управляющий, который выстроит систему менеджмента проектов и контроля сотрудников, и офис-менеджер, который будет контролировать состояние офиса. Если команда небольшая (до 10 человек), с этими обязанностями сможет справится 1 человек.
Во-вторых, стоит сразу выбирать офис, в котором уже есть необходимое оборудование:
- Орг. Техника;
- Флипчарты;
- Мебель.
Скорее всего, вам нужно будет оборудовать мини-кухню для сотрудников. Затраты на ее проектирование и покупку тоже стоит заложить в финансовый план.
И только после этого, стоит рассчитать, насколько выгодно компании будет инвестировать в создание удаленного офиса. Как быстро окупятся первые вложения и когда его открытие начнет экономить ресурсы компании.
Поиск удаленных специалистов
Оплата труда в регионах значительно ниже, чем в крупных городах, хотя квалификация местных специалистов ничем не хуже, а работоспособность и добросовестность отношения к делу бывают даже выше.
Для поиска специалистов всегда можно обратиться к агрегаторам вакансий, таким как hh.ru или Avito. Также, можно разместить объявление в тематических сообществах соцсетей, телеграм-каналах.
Для собеседований, конечно, желательно присутствие HR-менеджера самой компании в выбранном регионе. Или, если его пока нет в штате, директора по развитию или самого предпринимателя. Также, можно обратиться к местным рекрутинговым агентствам, которые за небольшую стоимость сами проведут собеседования и сформируют для вас штат сотрудников.
Контроль работы удаленных специалистов
На самом деле, контролем работы специалистов в удаленном офисе должен заняться его управляющий. На первое время, конечно, желательно присутствие в офисе представителей головного офиса — директора по развитию, самого предпринимателя или его заместителя.
Но, чтобы всегда быть в курсе прогресса по задачам, мы рекомендуем предпринимателям заранее подготовить необходимый набор сервисов и программ.
Для контроля рабочего времени:
- Тайм трекеры. Их много, например Crocotime или TimeDoctor. Все просто: специалист запускает трекер в начале рабочего дня и выключает в конце.
Для управления проектам:
- Таск-менеджер Trello. Удобно для тех, кто привык к использованию в работе методики Kanban — досок с карточками и прогресс-баром.
- Таск-менеджер WorkSection. Это более продвинутый сервис для управления проектам, который позволяет контролировать процесс реализации проектов и отслеживать эффективность работы сотрудников. Прочтите обзор на этот сервис, чтобы подробнее ознакомиться с его возможностями.
Для контроля отдела продаж:
- Самый удобным способом будет внедрение CRM-системы. Можно обратить внимание на пакетные решения, которые легко интегрируются и внедряются — AmoCRM, Bitrix24, Мегаплан.
- Также, контролировать продажи легко можно в таск-менеджерах, о которых мы писали выше.
Управление офисом и работниками
С помощью вышеупомянутых сервисов можно легко выстроить управление офисом и работниками.
С помощью таск-менеджеров, тайм-трекеров и CRM-системы вы контролируете весь процесс работ ваших сотрудников. А работу сервисов сможет проконтролировать управляющий офиса, который будет получать от вас инструкции, кооперировать работу персонала, выплачивать им заработную плату и сдавать вам отчеты.
Осталось лишь прописать инструкции для офис-менеджера, который всегда будет поддерживать офис в чистоте, обеспечивать сотрудников необходимыми расходными материалами и рабочими условиями (от офисной бумаги до стабильной работы WiFi).
На что еще обратить внимание?
Заранее продумайте, насколько удобно вам будет взаимодействовать с удаленным офисом, если он находится в регионе с другим часовым поясом.
Выбирайте локацию для открытия офиса в центре города, чтобы сотрудникам было удобно добираться до него. Арендная ставка, как правило, будет отличаться незначительно, а лояльность сотрудников значительно подрастет.
