KPI – одні з найбільш часто використовуваних цілей в організаціях по всьому світу. Він є найважливішим компонентом зростання організації та довгострокового успіху. І хоча це така фундаментальна мета для багатьох організацій, KPI часто неправильно розуміють і використовують неправильно.
Що таке KPI?
KPI (Ключові показники ефективності (англ. Key Performance Indicators, KPI)) – це кількісний показник того, як ваша команда або організація просувається до важливих бізнес-цілей. Ви можете встановити KPI для всієї організації, для команди або навіть для окремих співробітників, в залежності від того, які показники ви хочете відстежувати. Хороший KPI дасть вам уявлення про те, чи на правильному ви шляху до досягнення своїх стратегічних цілей.
Коротка історія КPI
Хоча точне походження KPI залишається загадкою, його коріння сягають династії Вей в Китаї в 3 столітті. Вони використовували 9-рангову систему для оцінки діяльності королівської сім’ї.
Наступною віхою стало створення системи повернення інвестицій (ROI) – батька ключових показників ефективності – вперше використаної венеціанськими трейдерами в 13 столітті. Вони порівняли суми, вкладені в їх морські експедиції, з товарами, які повернули кораблі.
Однак інституціоналізація КPI почалася зі створення першої так званої «інформаційної панелі КPI» на шотландській бавовняній фабриці в 1800-х роках. Дерев’яні кубики різного кольору використовувалися в якості моніторів продуктивності над робочим місцем кожного робітника.
До початку 20-го століття організації почали формально вимірювати продуктивність своїх співробітників за допомогою концепції рентабельності інвестицій. Незабаром після цього Франція створила Tableau de Bord, стратегічну систему вимірювання, аналогічну системі показників балансу, створеної професором Нортоном і доктором Капланом, яка використовувалася для вимірювання загальної продуктивності компанії.
Незабаром після цього був придуманий термін KPI, який увійшов в інструментарій оцінки ефективності організацій в цілому. Як бачите, організації, як правило, використовували попередні концепції для вимірювання продуктивності окремих осіб і їх поточної діяльності. Тепер KPI – це інструмент, який використовується для вимірювання стану організації, її відповідних команд і відділів.
Як використовуються KPI?
KPI використовуються для відстеження прогресу в досягненні бізнес-цілей. На практиці KPI створюються, передаються і потім відслідковуються протягом періоду, який збігається з основною метою.
Організації зазвичай аналізують KPI через певні проміжки часу, щоб визначити, чи потрібні коректування курсу. В ході цього процесу вони можуть переглянути свій вибір KPI. Деякі KPI можуть бути скасовані, переглянуті або оновлені після досягнення мети. KPI часто використовуються для визнання, розвитку і фінансової винагороди співробітників.
KPI вимірюють ефективність організації, а не окремих співробітників в організації.
Як визначити KPI?
Правильний підхід – сформулювати цілі і завдання і задати навідні запитання, наприклад:
- Який ваш ідеальний результат і чому він є ключовою бізнес-метою?
- Чи можна виміряти прогрес в досягненні вашої мети, або вам потрібно звузити або переосмислити її?
- Які ресурси у вас є, щоб виміряти прогрес?
- Хто відповідає за відстеження ключових показників ефективності та звітність по ним?
- Як ви будете відслідковувати прогрес у досягненні своєї мети?
- Як ви дізнаєтеся, що досягли своєї мети?
Що робить KPI хорошим?
Хороший KPI – це РОЗУМНИЙ (smart): конкретний, вимірний, досяжний, реалістичний і своєчасний.
- Конкретний: KPI повинен бути досить простим для вимірювання і розрахунку, а також для розуміння і передачі. Не встановлюйте занадто багато KPI, інакше ви будете перевантажені інформацією.
- Вимірний: KPI – це не завжди число, але його все ж необхідно виміряти.
- Здійсненний: KPI повинен відповісти на питання, яке призводить до дії; або дати вказівки для прийняття рішень.
- Релевантний: вимір має відповідати вашим бізнес-цілям.
- Своєчасний: інформацію необхідно збирати своєчасно, щоб можна було діяти. Якщо це річний прибуток, її можна збирати щорічно. Але слід частіше оцінювати ступінь задоволеності клієнтів, щоб вживати заходів у разі виникнення проблем.
Приклад для вашого інтернет-магазину взуття – коефіцієнт конверсії. Мета полягає в тому, щоб клієнти відвідали ваш сайт і зробили покупку. Таким чином, ви можете використовувати показники веб-сайту, щоб відслідковувати, хто робить покупки, і розділити їх на кількість відвідувачів сайту, щоб отримати коефіцієнт конверсії.
Мета установки KPI – дати чітке уявлення про те, чого ваша команда хоче досягти до терміну, а також про те, як ви будете вимірювати це досягнення.
Хороший КPI:
- Допомагає досягти ваших стратегічних цілей;
- Інформує про планування ресурсів;
- Такий, що вимірюється;
- Відстежує те, що ви можете контролювати і на що впливати;
- Пов’язує метрики зі стратегічними цілями;
- Дає членам команди чітке уявлення про те, як їх проєкти сприяють досягненню цілей компанії.
Переваги роботи з KPI
Організації отримують безліч переваг при використанні ключових показників ефективності, багато з яких ви побачите в цьому керівництві. Однак ось 2 основні переваги, на які може розраховувати компанія:
1. Прийняття кращих рішень
Відстеження прогресу KPI протягом певного періоду часу означає, що організація і її команди мають чітке уявлення про пріоритети організації, її стан і можуть легко визначати тенденції, сильні, слабкі сторони і можливості. Наявність цієї інформації дає вам можливість приймати більш зважені рішення.
2. Фокусування
KPI слід ретельно відбирати, ретельно аналізуючи стратегію і пріоритети організації. При цьому ваші ключові показники ефективності прозоро повідомляють, чого очікувати від ваших співробітників, про що слід пам’ятати, і як їм слід виконувати свою повсякденну діяльність.
Важливість стратегії
Подивимося правді в очі: без чіткої стратегії будь-які цілі, які переслідує компанія, швидше за все, не матимуть ніякого сенсу. Причина в тому, як дізнатися, що ці цілі правильні? І як ви виграєте від вимірювання ефективності конкретної області вашого бізнесу, якщо ви навіть не впевнені, що це ключова область для успіху вашої організації?
Ваша стратегія – це комбінація вашої кінцевої мети і стратегічних стовпів. Кінцева мета визначає спільну мету вашої організації, для кого організація виконує це завдання і коли ви вважаєте організацію успішною. Ця стратегія підтримується набором «стовпів», які пояснюють, що відрізняє вас від ринку і чому вас вважали за краще б вашим конкурентам.
Тому, перш ніж приступити до роботи з ключовими показниками ефективності, переконайтеся, що у вас є стратегія, що забезпечує міцну основу для всіх ключових показників ефективності, над якими буде працювати ваша організація. Він дає напрямок, необхідний для встановлення ключових показників ефективності, дійсно важливих для вашої компанії.
KPI компанії
Хоча інтуїція, досвід і знання можуть бути важливі, об’єктивність чисел розповість повну історію успіху бізнесу. Ключові показники ефективності компанії по суті є стратегічними – вони вимірюють ефективність організації в цілому за певний період часу. Такі KPI встановлюються шляхом ретельного аналізу стратегії.
KPI компанії зазвичай не змінюються занадто швидко, і тому є сенс відслідковувати їх прогрес і траєкторію з плином часу.
Ось деякі приклади ключових показників ефективності компанії:
- Дохід;
- Валовий прибуток;
- NPS співробітника (eNPS);
- Щомісячний періодичний дохід (MRR);
- Швидкість відтоку.
Висновки:
Для будь-якого бізнесу важливо мати чітку стратегію з досяжними і вимірними цілями. Ретельно підійшовши до розробки KPI, ви зможете оцінити свої цілі і завдання і повністю розкрити цінність процесу стратегічного планування. KPI допоможуть вам встановити цілі і виміряти ефективність їх досягнення. Вони також можуть обгрунтувати рішення і гарантувати розуміння цілей бізнесу всією організацією.
Багато компаній просто намагаються використовувати стандартні KPI, а потім задаються питанням, чому вони не працюють. Всі організації унікальні за своєю стратегією, характером і конкурентним становищем. Прийміть стандартні KPI, і вони неминуче стануть безглуздими для вашого бізнесу і його стратегії. Справжня цінність полягає в перетворенні ваших стратегічних цілей і завдань в KPI, які дійсно дозволять виміряти їх ефективність в досягненні бажаної кінцевої мети.
