Будьмо відвертими: більшість працівників терпіти не можуть наради. Для них це нудний захід, який відриває від реальних справ, а то й зовсім здається безглуздою тратою дорогоцінного часу. І знаєте, чому так відбувається? Тому що найчастіше самі керівники не до кінця розуміють, навіщо взагалі збирають людей. Хто потрібен на цьому “балу”, а хто ні? Як провести нараду так, щоб потім не довелося збирати всіх знову? У цій статті я поділюся з вами своїм підходом, який допоможе перетворити наради з бича робочого дня на потужний інструмент управління.
Як проводити наради
Розділіть координації на рівні
Почнімо з головного: не потрібно тягнути всіх на кожну нараду. Рядовим співробітникам немає потреби слухати обговорення ТОПів, а ТОПи не зобов’язані бути присутніми на кожній планерці відділу. Щоб кожен у компанії був у курсі того, що відбувається, і чітко розумів свої пріоритети, ми в Business Booster впровадили трирівневу систему координацій:
- Щотижневі 2-годинні зустрічі співзасновників з ТОПами. Тут присутнє тільки вище керівництво.
- Щотижневі 1,5-годинні зустрічі кожного департаменту. На цих зустрічах збираються всі працівники та їхні керівники.
- 1-2 рази на тиждень 30-хвилинні координації керівників відділів із працівниками. Коротко, по суті, для оперативних питань.
Такий поділ дає змогу кожному бути в контексті, знати, куди рухатися, і до кого звертатися по відповіді. Нічого зайвого, тільки потрібна інформація.
Цілі та регламент: без конкретики нікуди
Уявіть ситуацію: вам просто скидають посилання на Zoom з підписом “Колеги, зустрічаємося сьогодні о 16:00 для обговорення завдання А”. За пів години до початку! Це ж стрес! А коли людина не розуміє, навіщо вона взагалі йде на цю зустріч, ні про яку залученість не може бути й мови.
Тому, перш ніж призначити дзвінок, керівник або ініціатор зустрічі чітко прописує в Google-календарі назву зустрічі, тривалість і головну тему. У нас у Business Booster у кожного працівника є корпоративний акаунт Google, тож ми легко можемо знайти слушний час для всіх учасників.
Приклад:
- Назва: Установча координація щодо контенту для нового курсу з маркетингу.
- Мета: Обговорити й затвердити контент-план щодо прогріву.
- Час: з 16:30 до 17:00.
Завдяки цьому підходу, команда приходить на координації вже налаштованою на конкретне завдання. Жодних блукань у тумані, тільки чітке розуміння мети.
Таймінг і неформальне спілкування: зробіть наради живими
Так, наради мають бути регламентованими. Для кожної регулярної координації у нас є чіткий таймінг, який допомагає не розпорошуватися й тримати фокус на важливому. Але є нюанс! Наприклад, наша щотижнева зустріч компанії триває 1,5 години не просто так. Перші 15 хвилин — це неформальне спілкування: працівники розповідають, що хорошого в них сталося за тиждень, чим цікавим ділилися, де побували.
Саме ці 15 хвилин роблять щотижневі зустрічі такими улюбленими! Це шанс поспілкуватися в неформальній атмосфері, поділитися особистими успіхами й відчути себе частиною великої, дружної команди. Потім кожен відділ звітує про результати, а в останні 15 хвилин охочі можуть висловити подяку колезі. Іноді до нас навіть приходять резиденти Business Booster, щоб подивитися, як у нас усе влаштовано.
Фіксація та підготовка
У Business Booster у кожного працівника є особиста папка, де зберігаються його посадові інструкції, важливі файли і, що найголовніше, записи всіх координацій. Ми навчаємо новачків прив’язувати Zoom до робочого Google-акаунту й налаштовувати збереження записів на особистий Google-диск.
Наприклад, якщо маркетолог проводить зустріч із копірайтерами, запис дзвінка зберігатиметься в його особистій папці. Будь-який працівник відділу може в будь-який момент знайти й переглянути цей запис, щоб уточнити деталі або ознайомитися, якщо пропустив зустріч.
А щоб не витрачати час на нескінченні пояснення та суперечки, ми запровадили правило обов’язкової підготовки до кожної наради. Це включає в себе:
- Чіткий порядок денний: Навіщо ми збираємося і що хочемо отримати?
- Збір необхідних даних: Відповідальні працівники готують “ідеальну картину” готового проєкту — суть завдання, усі кроки для його досягнення, що вже є і чого не вистачає.
Контроль ефективності
Щоб наради не перетворювалися на порожні “посиденьки”, наш HR-відділ регулярно переглядає записи. Це дає змогу:
- Оцінити ефективність проведення нарад.
- Виявити області для поліпшення.
Звісно, чудес не буває. Щоб нова система запрацювала, потрібен час: керівникам і працівникам доведеться звикнути до грамотного формулювання цілей, дотримання таймінгів тощо. Але цей час окупиться сторицею! Ви заощадите сотні годин, позбудетеся нескінченних безглуздих нарад, зірваних дедлайнів і втрачених грошей.
І найголовніше: коли працівники знають, що у вівторок і четвер у них заплановані щотижневі координації, це значно спрощує їхнє планування. А короткі 15-хвилинні “флудилки” дають їм змогу побачити один в одному не просто колег і начальників, а людей з інтересами, сім’ями та захопленнями. Так команда стає по-справжньому згуртованою та мотивованою.
