Зробимо акцент для початку на “заробляти більше”. Фінансове планування – дуже важливе, особливо при роботі зі штатними співробітниками. Найчастіше, компанії, офіси яких базуються у великих містах, просто втрачають гроші.
На чому?
- На високій конкурентній оплаті праці співробітників;
- На недешевій вартості оренди і обслуговування офісу;
- На додаткових витратах, на зразок покупки і обслуговування кавомашини (а який поважаючий себе фахівець буде працювати в офісі без кавомашини?).
І сама проблема дуже банальна: керівники просто не вміють рахувати. Через це, частина проектів взагалі не приносить прибуток, а деякі співробітники не відпрацьовують навіть свою зарплату.
Якщо така ситуація вам знайома – вітаємо! У цій статті ми поділимося одним з ефективних рішень цієї проблеми – створення віддаленого офісу в регіоні.
Які труднощі виникають при створенні віддаленого офісу?
Основні складності:
- Фінансове планування;
- Пошук віддалених фахівців;
- Контроль роботи віддалених фахівців;
- Управління офісом і працівниками.
Давайте розберемося, які підводні камені чекатимуть підприємців і як заздалегідь підготуватися до відкриття віддаленого офісу в регіоні.
Фінансове планування
В першу чергу, віддалені офіси створюються для того, щоб оптимізувати витрати компанії на оплату праці співробітників.
Перед тим, як починати пошук фахівців, підприємцю варто розрахувати, наскільки вигідно це буде для компанії.
По-перше, варто врахувати, що для офісу знадобиться керуючий, який збудує систему менеджменту проектів і контролю співробітників, і офіс-менеджер, який буде контролювати стан офісу. Якщо команда невелика (до 10 осіб), з цими обов’язками зможе впоратися 1 людина.
По-друге, варто відразу вибирати офіс, в якому вже є необхідне обладнання:
- Орг. техніка;
- Фліпчарти;
- Меблі.
Швидше за все, вам потрібно буде обладнати міні-кухню для співробітників. Витрати на її проектування і покупку теж варто закласти в фінансовий план.
І тільки після цього, варто розрахувати, наскільки вигідно компанії буде інвестувати в створення віддаленого офісу. Як швидко окупляться перші вкладення і коли його відкриття почне економити ресурси компанії.
Пошук віддалених фахівців
Оплата праці в регіонах значно нижче, ніж в великих містах, хоча кваліфікація місцевих фахівців нічим не гірше, а працездатність і сумлінність відношення до справи бувають навіть вище.
Для пошуку фахівців завжди можна звернутися до агрегаторів вакансій, таким як hh.ru або Avito. Також, можна розмістити оголошення в тематичних спільнотах соцмереж, телеграм-каналах.
Для співбесід, звичайно, бажана присутність HR-менеджера самої компанії у вибраному регіоні. Або, якщо його поки немає в штаті, директора з розвитку або самого підприємця. Також, можна звернутися до місцевих рекрутингових агентств, які за невелику вартість самі проведуть співбесіди і сформують для вас штат співробітників.
Контроль роботи віддалених фахівців
Насправді, контролем роботи фахівців в віддаленому офісі повинен зайнятися його керуючий. На перших порах, звичайно, бажана присутність в офісі представників головного офісу – директора з розвитку, самого підприємця або його заступника.
Але, щоб завжди бути в курсі прогресу за завданнями, ми рекомендуємо підприємцям заздалегідь підготувати необхідний набір сервісів і програм.
Для контролю робочого часу:
- Тайм трекери. Їх багато, наприклад Crocotime або TimeDoctor. Все просто: фахівець запускає трекер на початку робочого дня і вимикає в кінці.
Для управління проектами:
- Таск-менеджер Trello. Зручно для тих, хто звик до використання в роботі методики Kanban – дощок з картками і прогрес-баром.
- Таск-менеджер WorkSection. Це більш просунутий сервіс для управління проектами, який дозволяє контролювати процес реалізації проектів і відслідковувати ефективність роботи співробітників. Прочитайте огляд на цей сервіс, щоб детальніше ознайомитися з його можливостями.
Для контролю відділу продажів:
- Самим зручним способом буде впровадження CRM-системи. Можна звернути увагу на пакетні рішення, які легко інтегруються і впроваджуються – AmoCRM, Bitrix24, Мегаплан.
- Також, контролювати продажі легко можна в таск-менеджерах, про які ми писали вище.
Управління офісом і працівниками
За допомогою вищезазначених сервісів можна легко вибудувати управління офісом і працівниками.
За допомогою таск-менеджерів, тайм-трекерів і CRM-системи ви контролюєте весь процес робіт ваших співробітників. А роботу сервісів зможе проконтролювати керуючий офісу, який буде отримувати від вас інструкції, кооперувати роботу персоналу, виплачувати їм заробітну плату і здавати вам звіти.
Залишилося лише прописати інструкції для офіс-менеджера, який завжди буде підтримувати офіс в чистоті, забезпечувати співробітників необхідними витратними матеріалами і робочими умовами (від офісного паперу до стабільної роботи WiFi).
На що ще звернути увагу?
Заздалегідь продумайте, наскільки зручно вам буде взаємодіяти з віддаленим офісом, якщо він знаходиться в регіоні з іншим часовим поясом.
Вибирайте локацію для відкриття офісу в центрі міста, щоб співробітникам було зручно добиратися до нього. Орендна ставка, як правило, буде відрізнятися незначно, а лояльність співробітників значно підросте.
