У мінливому світі планування івентів інтуїція та досвід, безумовно, відіграють важливу роль. Однак, щоб забезпечити постійний успіх і зростання, організатори заходів все частіше звертаються до чогось більш значущого, а саме — даних.
Source: EventMB
При ефективному використанні дані можуть виявити тенденції, спрямувати стратегії та вдосконалити досвід проведення івентів, що призведе до більш успішних і прибуткових заходів.
Чому дані важливі для організаторів заходів
Дані — це набагато більше, ніж просто цифри на екрані. Це пульс події, відгуки відвідувачів, ефективність маркетингових кампаній і доказ окупності інвестицій для спонсорів. По суті, дані слугують компасом, за яким орієнтуються сучасні івентори.
Згідно зі звітом EventMB, понад 85% фахівців з організації заходів вважають, що здатність приймати рішення на основі даних є ключовим фактором успіху в плануванні івентів. Отже, чому дані стають стрижнем для планування подій?
- Розуміння відвідувачів: Пройшли ті часи, коли один розмір підходив усім. Сучасні відвідувачі прагнуть персоналізованого досвіду. Маючи дані, івентори можуть зрозуміти вподобання відвідувачів, починаючи від вибору меню і закінчуючи темами секційних засідань.
- Ефективний розподіл бюджету: Аналізуючи, які частини заходу отримали найбільше залучення, або на які було витрачено найбільше ресурсів, івентори можуть перерозподілити бюджет більш ефективно.
- Вимірювання успіху: Чи то кількість відвідувачів, чи то згадки в соціальних мережах, чи то оцінки у відгуках — дані надають чіткі метрики успіху заходу.
На яких типах даних слід зосередитися
Незважаючи на те, що існує безліч даних, не всі вони однаково цінні. Для організаторів івентів є кілька ключових наборів даних, на яких слід зосередитися:
- Реєстраційні дані: Сюди входить інформація про те, хто бере участь у заході, від якої компанії, його посада тощо. Такі дані можуть допомогти персоналізувати враження від івенту.
- Збір фідбеку: Опитування після заходу показують, що сподобалося відвідувачам, а що ні, і чого вони очікують наступного разу.
- Показники залученості: Відстеження того, які сесії мали найбільшу відвідуваність, або які стенди були найбільш популярними, може дати уявлення про вподобання аудиторії.
- Аналітика соціальних мереж: Згадки, пости та коментарі про подію на соціальних платформах можуть дати уявлення про охоплення та взаємодію.
- Аналітика веб-сайтів: Кількість переглядів сторінок, час, проведений на сайті заходу та показники відмов на сторінці продажу квитків можуть свідчити про ефективність вашого маркетингу.
Перетворення даних на рішення
Просто зібрати дані недостатньо. Рішення приймаються на основі їх інтерпретації. Ось як організатори заходів можуть використовувати силу даних:
- Сегментація: Використовуйте реєстраційні дані для сегментації відвідувачів. Якщо значна частина з них представляє певну галузь, подумайте про адаптацію контенту для цієї аудиторії. Це допоможе вашій маркетинговій команді отримати краще уявлення про те, хто взаємодіє з вашим продуктом/подіями, а хто потребує більшої уваги.
- Зворотній зв’язок: Не чекайте закінчення заходу, щоб зібрати відгуки. Використовуйте опитування в режимі реального часу під час сесій, щоб оцінити зацікавленість і внести корективи одразу ж.
- Прогностичний аналіз: На основі минулих подій спробуйте спрогнозувати майбутні тенденції. Якщо певний спікер або тема мали величезний успіх минулого року, подумайте про те, щоб повернути їх. Або ж проведіть дослідження в Інтернеті, щоб зібрати популярні тренди чи теми в івент-просторі, які відповідають інтересам вашої аудиторії.
- Маркетингові рішення: Якщо аналітика веб-сайту показує, що більшість відвідувачів дізнаються про вашу подію через соціальні мережі, має сенс збільшити витрати на рекламу в них. Перегляньте свої звіти, щоб дізнатися звідки приходить більшість відвідувачів і як вони вас знаходять.
Виклики для прийняття рішень на основі даних
Прийняття рішень на основі даних не позбавлене проблем:
- Перевантаження: Маючи під рукою безліч показників, легко відчути себе перевантаженим. Головне — зосередитися на даних, які відповідають цілям вашого заходу. Якщо основною метою є нетворкінг, зосередьтеся на таких показниках, як встановлені зв’язки між учасниками, або кількість запланованих зустрічей.
- Занепокоєння щодо конфіденційності: Переконайтеся, що ваш збір даних відповідає законодавству. Чітко донесіть учасникам, для чого будуть використані їхні дані.
- Сховища даних: часто дані з різних джерел (наприклад, квиткових платформ, додатків для заходів та інструментів зворотного зв’язку) зберігаються окремо. Використання інтегрованого програмного забезпечення для управління заходами може консолідувати ці дані, надаючи цілісне уявлення.
Популярне програмне забезпечення для івент-аналітики
Організатори заходів можуть використовувати різні програмні рішення для збору аналітики та даних про свої заходи. Ось деякі найбільш популярні варіанти:
Purplepass
Purplepass — Насамперед, це платформа для продажу квитків, яка надає аналітику, пов’язану з цими продажами, демографією, дистрибуцією, промокодами, типами придбаних квитків тощо.
Cvent
Cvent — Платформа для управління подіями, яка пропонує детальну аналітику про відвідувачів, заходи, сесії та багато іншого.
Bizzabo
Bizzabo — Надає інформацію про продажі квитків, залученість відвідувачів та інші важливі показники, допомагаючи організаторам заходів підвищити рентабельність інвестицій.
Hubilo
Hubilo — Пропонує віртуальний хостинг подій з аналітикою поведінки відвідувачів, аналітикою сесій та показниками залученості.
Splash
Splash — Чудово підходить для маркетингу подій та пропонує інструменти аналітики для моніторингу відповідей на запрошення, реєстрацій та залученості.
Attendify
Attendify — У фокусі — аналітика залучення відвідувачів, включаючи поведінку в мобільних додатках, відвідування сесій та відгуки.
Whova
Whova — Надає інструменти для нетворкінгу відвідувачів, а також детальну аналітику щодо залучення, відвідуваності та популярності сесій.
Обираючи програмне рішення, спочатку окресліть свої конкретні потреби (наприклад, аналітика реєстрації, залучення відвідувачів, відстеження сесій тощо), а потім оберіть платформу, яка найкраще відповідає цим вимогам.
На завершення: дані безцінні для організаторів подій. І хоч людський фактор завжди буде незамінним у плануванні івентів, дані пропонують дорожню карту, яка наштовхує на більш обґрунтовані рішення, приводять до більшої задоволеності відвідувачів і, зрештою, до більш успішних заходів.
В епоху цифрової трансформації, якщо не використовувати силу даних, організатори подій можуть не досягти успіху. Збираючи, аналізуючи та оперуючи відповідними даними, івентори будуть залишатися на крок попереду, гарантуючи, що їхні події запам’ятаються, будуть вражаючими та матимуть резонанс серед цільової аудиторії.
